Sistema POS: ¿que son y como funcionan?

Aprende un poco sobre el sistema POS, los más utilizados y cómo estos sistemas de puntos de ventas facilitan la gestión de negocios.

¿Qué es POS?

Las empresas o negocios requieren una variedad de sistemas para operar de manera adecuada. Uno de estos sistemas requeridos es el POS (Point of Sale). El sistema POS o mejor conocido como punto de venta, es un tipo de programa que permite administrar las ventas de cualquier negocio.

Dentro de estos programas se pueden ejecutar otras tareas para asegurar que la administración de las ventas sea adecuada. No solo se puede tener información actualizada de las ganancias en tiempo real, sino que también ayuda a mantener el inventario actualizado. Tener un sistema POS puede ayudar a tener un mejor manejo de un negocio, no importa cual sea tu tamaño.

Las pequeñas y grandes empresas necesitan de una plataforma que les ayude a administrar la gran cantidad de ventas. Una de las formas actuales de hacerlos es al implementar un POS. Si un negocio no mantiene un orden de ventas, compras, inventario, entre otros esto puede significar un gran problema. Para esto se utilizan los programas de puntos de ventas, un sistema simple pero de mucha ayuda para los negocios.

Conoce cómo funciona este sistema de facturación y cómo estos ayudan a la empresa a recibir pagos de todo el mundo. En este post, te explicaremos a detalle cómo funciona y cómo elegir el mejor sistema para tus necesidades.

Cómo funciona POS

Imagina tener un negocio que al principio no tiene muchas ventas diarias, tal vez no veas necesario implementar un software para llevar las ventas ya que el volumen de pagos es bajo. Pero, un negocio más concurrido que requiere de actualizaciones de ventas diarias, el POS es la mejor opción.

El sistema POS es una plataforma para recibir pagos de clientes y tener un seguimiento de lo vendido. Es como tener un libro contable pero en forma de programa en una computadora, para términos más sencillos. Existen diversos sistemas de puntos de ventas pero todos funcionan bajo la misma idea y se adaptan a los distintos sistemas operativos.

¿Los POS funcionan con iOS o Windows?

Los sistemas operativos son los softwares bajo los que equipos como computadoras y teléfonos funcionan. Los puntos de venta se pueden dividir en fijo o móvil. Así que dependiendo del dispositivo a utilizar estos pueden funcionar en iOS, Windows o incluso Android.

Debido al aumento de la adopción de dispositivos móviles en las empresas y negocios, el sistema Android es uno de los más utilizados. Un punto de venta móvil no solo permite agilizar el pago de productos sino que tiene todas las funciones que tendría al utilizarlo en un ordenador.

Para entender cómo funciona un sistema POS, te explicaremos paso a paso un proceso simple de compra. Este es un proceso de en un negocio con gran volumen de ventas ocurre cada minuto, y el sistema POS es el que se encarga de llevar y administrar todo correctamente para que el cliente tenga una compra exitosa.

Intención de compra

Hay un cliente que está interesado en comprar un artículo en específico, aquí es donde empieza la intención de compra. Luego de escoger los productos a comprar se dirige a la caja en donde se encuentra el punto de venta.

Procesar producto

En el procesamiento del producto actúan varios pasos, como lo son

• Escaneo del producto (para identificar su precio)
• Se registra en la computadora la lista de todos los productos a pagar

Calcular precio

Al escanear el código de los productos el programa POS utilizado calculará el precio de cada uno, descuentos o impuestos que estos incluyan. Al terminar de escanear todos los productos se tendrá el precio total a pagar.

Proceso de pago

El cliente elige su forma de pago, ya sea efectivo, tarjeta de débito o crédito. Al utilizar tarjeta el punto de banco utiliza un lector de tarjeta que facilita la transacción del pago. Decodifica su información bancaria, se le envía una solicitud al banco y se le debita el monto de la venta.

Emisión de factura

Una vez que se aprobó y completó el proceso de pago el sistema crea una factura. Dicha factura contiene todos los datos del cliente y los precios de los productos comprados.

¿Qué operaciones se realizan con POS?

Las empresas integran los puntos de ventas para procesar y organizar las transacciones realizadas diariamente. Gracias al avance de la tecnología existe una variedad de operaciones que estos sistemas permiten realizar fácilmente.

Operaciones con tarjeta

Cargar efectivo a diario para hacer compras es algo del pasado. Hoy en día lo que reina en el mundo de las compras es el uso del plástico, es decir, las tarjetas. Los sistemas POS permiten realizar una venta de forma rápida y segura, además de aceptar gran variedad de tarjetas.

Débito

Una tarjeta de débito es un instrumento relacionado con una cuenta bancaria. Este tipo de tarjeta permite pagar productos y servicios al debitar de forma instantánea el monto a pagar.

Crédito

En cuanto a las tarjetas de crédito su función es la misma solo que se difiere el pago. En vez de descontar el diseño de la cuenta de forma instantánea se pagan cuotas mensuales con un interés.

Análisis de impuestos

Cada venta tiene un impuesto, el porcentaje de este dependerá del producto y del país en donde se realiza la venta. Un punto de venta al calcular el total a pagar realiza un análisis de impuestos e incluye el impuesto debido de la venta. Al tener un análisis detallado de los impuestos sobre las ventas se agiliza la administración de una empresa o negocio.

Seguimiento de inventario

Un POS mantiene un seguimiento y registro detallado de cada venta realizada. Estos datos se almacenan en el sistema y permite tener un seguimiento del inventario al mismo tiempo que se actualizan constantemente. A medida que se realiza una venta, el sistema actualiza el inventario e incluso alerta sobre la falta de stock.

Descarga de reportes

Los reportes generados por los puntos de venta son registros que reflejan las ventas según un periodo de tiempo. El periodo de tiempo puede ser diario, semanal, mensual o anual. Esto siempre dependerá de la configuración del sistema POS. Dichos reportes se pueden descargar a un formato excel para una visualización más fácil.

Cómo hacer un cobro con POS

Ya sabemos que un POS es un sistema de facturación que permite a cualquier negocio realizar ventas ya sea en su local o vía online. Ahora veamos cual es la manera en que se hacen estos cobros y cómo funciona el punto de venta. Recuerda que estos pasos usualmente son completados por la persona encargada de manejar el área de caja cobranza.

Hacer un cobro con POS es relativamente sencillo, solo se deben erguir algunos pasos y se propone tener una venta exitosa en segundos.

• Ingresar el monto de la venta
• Desliza tarjeta
• Ingresar PIN
• Comprobante

Con estos simples pasos se puede realizar una venta, tener seguimiento no importa el volumen y mantener un inventario óptimo.

¿Cual POS es el mejor?

Al hablar de POS se puede referir a el tipo de sistema o el proveedor del sistema. Ahora para tener un poco más claro en qué se diferencian estos dos y cual es el mejor debemos entender un poco sobre los tipos de POS.

Sistema POS tradicional

Tal como instalarías un nuevo programa en tu computadora, el sistema POS tradicional se instala de manera manual. Para funcionar correctamente se necesita de una licencia y necesitan de un servidor para almacenar toda la información. Con el sistema POS tradicional la instalación puede ser engorrosa ya que cada uno de los equipos a utilizar se deben instalar y actualizar manualmente.

Además, es sabido que este tipo de POS es un poco más costoso debido a los requerimientos para que funcione adecuadamente.

Sistema POS en la nube

Los sistemas POS que trabajan con la nube funcionan con internet, si no sabes que es la nube te lo explicamos en términos sencillos. La nube es un servicio digital, es un almacenamiento de datos al cual se accede solo con conexión a internet. Es decir, un sistema POS en la nube no requiere instalación u servidores locales ya que todo el almacenamiento funciona con internet.

Esto permite que se pueda acceder al sistema utilizando cualquier dispositivo móvil ya sea tablet, computadora o teléfono. Actualmente existen sistemas POS que funcionan incluso si se llega a tener fallas de conexión a internet.

Veamos algunos sistemas POS y sus características:

Square POS

Square es un punto de venta que actualmente provee sus servicios a más de dos millones de pequeñas y grandes empresas en el mundo. Esta es una app de puntos de venta por lo que no requiere una instalación o licencia para empezar a funcionar. El sistema permite a los negocios expandir sus ventas en línea al procesar pedidos, inventarios, pagos y más.

• Permite visualizar informes desde su aplicación
• Conoce mejor a los clientes gracias a su característica de seguimiento de compras anteriores
• Su tablero de instrumentos con interfaz fácil de usar facilita el entendimiento de los datos de ventas
• Square permite vender online, además puede ser integrado a canales populares como Instagram
• Gestiona mejor tu inventario gracias a los informes personalizados, un cliente nunca pedirá un producto que está por agotarse
• Es un sistema gratis y no tiene costos extras por su uso

Lightspeed POS

Lanzado en 2012, Lightspeed destaca por aportar en empresas minoristas y en el comercio electrónico. Actualmente poseen más de 1.000 empleados y siguen expandiendo sus servicios. Sus planes se categorizan en básico, standard, avanzado y Pro, cada uno son soluciones para tus necesidades.

Este sistema está basado en la nube y está disponible para cualquier negocio que necesite un POST para manejar su negocio desde una misma plataforma.

• Con Lightspeed es posible empezar un negocio en línea con su sistema POS
• Permite crear anuncios para promocionar y aumentar tus ventas
• Con su solución “Analytics Core” se crean informes en tiempo real que ayudan a agilizar la logística de un negocio
• Atención al cliente disponible 24/7 en caso de tener fallas con el sistema
• Es un sistema POS dirigido en general a negocios que desean empezar en el mundo de las ventas online

Shopify POS

Seguramente ya has oído hablar de una de las empresas más grandes del comercio electrónico Shopify. Con una plataforma que permite crear tiendas en línea Shopify también cuenta con su propio sistema POS. Esto no es sorpresa ya que más de 1.000.000 de empresas utilizan esta plataforma para vender online.

• Gracias a su propio sistema POStal vender en Shopify los pagos en proceso en segundos
• El sistema ayuda a los vendedores a recoger información de su audiencia para tener mejores campañas de marketing
• Permite integrar una variedad de formas de pago a su sistema aunque no cuenta con muchas opciones de hardware
• Es la opción perfecta para quien tiene un pequeño local o una gran tienda en línea en Shopify
• Shopify POS es una aplicación disponible para iOS y Android por lo que se puede utilizar en cualquier dispositivo móvil.