¿Qué es una factura y cómo se usa?

¿Qué es factura?

En última instancia, una factura es un documento que registra cuándo vence un pago en el futuro, cuánto se debe, por qué y por quién.

Probablemente sea justo decir que la facturación nunca será la parte más glamorosa de administrar un negocio. Pero las facturas son algunos de los documentos más importantes que tú o tu empresa crearán, por lo que vale la pena controlarlos.

Si recién estás comenzando como autónomo o acabas de abrir una pequeña empresa, es posible que aún te preguntes: ¿Qué es una factura? o ¿Cómo funcionan las facturas? Y por una buena razón: la idea de emitir factura y enviar la primera puede parecer bastante compleja al principio.

Definición de una factura

Una factura es un documento que envías a tus clientes después que le compras bienes o servicios, tanto como medio para registrar la venta como para solicitar el pago. Específicamente, una factura declara por escrito qué se compró exactamente, cuándo se compró, en qué cantidad y qué precio.

Las facturas son documentos legales que crean un acuerdo vinculante entre tú y tu cliente que obliga al cliente a pagar el precio acordado. Como resultado, las facturas se pueden usar cuando se toman acciones más formales, especialmente en el caso de pagos atrasados ​​o faltantes.

Esto se debe a que, además de indicar el monto total que debe pagar tu cliente, las facturas también identifican los términos de pago, incluido cuándo deben realizarse el pago y cuáles son las posibles sanciones, si las hay, por pagos atrasados.

¿Para qué sirven las facturas?

Las facturas son una parte esencial del funcionamiento de un negocio y tienen muchas ventajas.

Toda empresa necesita un flujo de caja saludable. Ya sea para pagar salarios, pagar facturas o comprar suministros, no hace falta mucho para entender por qué es vital mantener el flujo de dinero.

Por eso las facturas son tan importantes: te ayudan a cobrar los pagos. Más que eso, una factura profesional que contiene toda la información correcta; te asegura que te paguen a tiempo y en su totalidad, lo que no siempre es tan sencillo como podrías pensar.

Las facturas realizan un seguimiento de las ventas y los pagos. Las facturas son la forma más fácil de mantener un registro de todas tus transacciones comerciales.

Si tienes una empresa que vende productos y compra suministros, las facturas sirven como documentación invaluable de estos procesos comerciales y te ayudan a controlar todo el dinero que entra y sale.

También te permiten hacer un seguimiento de los pagos que no llegaron a tiempo o que quizás se pagaron por un monto incorrecto. Para tus clientes, las facturas sirven para registrar la venta e informarles cuánto deben pagar y cuándo, lo cual es esencial para mantener tus propias cuentas en forma.

Las facturas se pagan más rápido

El beneficio de emitir factura es que a menudo hace que tus clientes te paguen más rápido.

Después de todo, cuanto antes envíes una factura, antes podrá pagarte tu cliente. También puedes especificar una determinada fecha de vencimiento para asegurarte que tu pago llegue rápidamente.

Por supuesto, esto es conveniente para cualquier negocio. Pero es especialmente útil para cualquier persona que recién comienza, para quien cada pago, grande o pequeño, puede marcar una gran diferencia.

Cuáles son las partes de una factura

Un título destacado

Etiqueta la factura en texto claro en algún lugar de la parte superior, nombrando exactamente sobre qué trata el documento: “FACTURA DE COBRO”, por ejemplo.

Esto te ahorrará un gran dolor de cabeza y la confusión sobre qué son todos estos papeles aleatorios que vuelan por tu oficina. Incluye un logotipo en tu encabezado y has que se vea lo más profesional y presentable posible.

Número de factura o identificador único

Cada factura debe venir con su propio número de factura (o algún otro identificador único) para separarla del resto de la pila. Podría ser un código de archivo, un número cronológico único o algún tipo de número de orden de compra basado en datos.

Si estás enviando la factura solicitando el pago, debes asegurarte que la organización no requiera ningún detalle exclusivo de la empresa. Pueden ser números de orden de compra o códigos de facturación específicos.

Un identificador único hace toda la diferencia del mundo, especialmente cuando se trata de recibir una compensación oportuna.

La información de la empresa

Cerca de la parte superior de la factura, debes incluir el nombre legal, la dirección, el número de teléfono y el número de fax (si corresponde). Esto ayuda a diferenciar quién paga y quién recibe el pago (además de mantener las cosas realmente simples y claras).

Si hay algún problema en el camino, cualquier cliente con una factura puede llamar al número de una empresa o enviar información si es necesario. Asegúrate que toda tu información esté impresa con precisión y esté en un lugar que se pueda ver fácilmente.

Fecha

Una de las piezas de información más importantes que puedes incluir es la fecha real de la transacción. Esto ayudará a simplificar el proceso de catalogación cuando se venden los productos o se prestaron los servicios.

También ayuda si alguna vez hay confusión sobre cuándo se vendió algo. Digamos que se presenta un problema con el envío de un producto: sin la fecha real de la transacción, ¿cómo va a averiguar alguien dónde se equivocó la oficina de correos?

Bienes o servicios vendidos

Esto les parece a muchos la “carne” de la factura. No tiene que presentarse de ninguna manera en particular, pero debe ser bastante fácil de leer y comprender. Probablemente querrás incluir cosas como:

• El nombre del elemento o el título del servicio que se proporcionó.
• El precio del artículo o servicio.
• La cantidad de producto o servicio vendido.

Es posible que haya otros detalles sobre el producto que desees incluir en la razón social para factura. Manténlos aquí en tu sección «vendido» para evitar que las cosas se vuelven confusas.

Tasas o impuestos como componente de la factura

Junto con los productos y servicios vendidos, probablemente desees incluir el precio de los impuestos o tarifas asociados con el artículo. Es posible que debas aplicar las tasas o impuestos en un presupuesto o registro diferente al final de la presentación.

Lo más importante aquí es incluir cualquier impuesto o tarifa adicional muy cerca del precio del producto o servicio. De esa manera, puedes agregarlo todo junto en el campo «importe total adeudado».

Importe total debido

Este es probablemente el más obvio de la lista pero imprescindible entre los datos para facturar. Sí, debes incluir el monto total adeudado en la transacción en tu factura. Esto no solo determinará el monto, sino que también sirve como un buen punto de referencia para ti y el cliente.

Los términos de la transacción

Inevitablemente, la transacción incluirá alguna palabrería importante en los términos de la transacción.

No forman una parte obligatoria de una factura formal, sin embargo, para que los términos sean más evidentes, es una buena idea incluirlos en la factura para que los clientes puedan reflexionar sobre ellos fácilmente. Los términos pueden incluir multas por pagar tarde o no pagar en su totalidad.

Un mensaje único en la factura

Distinguete con un lugar designado para mensajes personalizados. Esto se puede usar para decir «gracias» a un cliente o hacer referencia a algo único del proyecto.

Piensa en cuando envías un regalo o flores de un pedido en línea; generalmente hay un lugar para incluir un mensaje especial para tu ser querido. ¡Haz que todos tus clientes se sientan como seres queridos con mensajes personalizados directamente en la factura!

Fecha de vencimiento en la factura

La fecha de vencimiento debe aparecer absolutamente en la factura y podría ser el elemento más importante de esta lista (junto con la descripción del producto y el monto total). La fecha de vencimiento ayudará a mantener el proceso de datos para facturar y el historial de facturas organizados.

¿Cuáles son los tipos de factura?

Desafortunadamente, no existe un solo tipo de factura, de hecho, hay muchos ejemplos de factura. Si bien, a menudo, tienen propósitos ligeramente diferentes, tienden a incluir gran parte de la misma información.

Aquí hay ejemplos de facturas utilizadas por autónomos, contratistas y pequeñas empresas.

• Factura estándar

Este es el tipo de factura más común y es el tipo que se describe a lo largo de esta guía. Una factura estándar registra una venta entre un comprador y un vendedor y busca cobrar el pago del comprador.

• Factura comercial

Se utiliza una factura comercial cuando vendes tus productos a nivel internacional y debes proporcionar una descripción detallada de los costos para los funcionarios de aduanas.

• Factura de proforma

Una factura proforma es una factura de venta provisional que envías a tu cliente antes de proporcionarle tus bienes o servicios. Se diferencia de una factura estándar en que sus términos de venta aún están sujetos a cambios.

• Factura recurrente

Como sugiere el nombre, las facturas recurrentes se utilizan para realizar o solicitar pagos que se realizan de manera regular. Son útiles si tienes un contrato que implica pagos mensuales o un cliente que tiene una suscripción continua para tus servicios.

• Factura con IVA

Las facturas con IVA se utilizan cuando deseas cobrar el IVA en las ventas que realizas o reclamas el IVA cobrado en los bienes o servicios que compras. Solo se aplican a las empresas que están registradas con el IVA.

¿Qué debe incluir una factura?

Crear una factura con la información correcta puede marcar la diferencia cuando se trata de recibir el pago. Incluso el más mínimo error u omisión puede hacer que tu cliente no te pague a tiempo, en su totalidad o en absoluto.

Aquí hay un vistazo rápido a toda la información que necesitas proporcionar, sin importar el tipo de factura que estés creando.

Detalles a incluir:

• Un número de factura único.
• La fecha de emisión de la factura.
• Nombre del negocio.
• Información de contacto: número, correo, teléfono fijo.
• Una descripción de los bienes o servicios.
• La fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios.
• El precio de los bienes o servicios.
• IVA, si aplica.
• El monto total adeudado.
• Condiciones de pago.

¿Cómo se envía una factura?

Entonces, ahora ya sabes qué es una factura, para qué sirve y cómo crearla. ¿Cómo enviarlas? Hay dos cosas principales que debes considerar: en qué formato enviar tu factura y cuándo enviarla exactamente.

Crear una factura puede parecer una tarea abrumadora, pero en realidad no tiene por qué serlo. Sí, puedes usar Excel o Word, o incluso lápiz y papel. Pero estos métodos consumen mucho tiempo y son propensos a errores manuales.

Muchas empresas se hacen la vida más fácil mediante el uso de software de facturación para generar sus facturas, que ofrecen plantillas de facturas listas para usar que simplifican el proceso.

El uso de un sistema automatizado te ayuda a evitar cometer errores que puedan impedir tu pago. Y vale la pena señalar que si tus facturas presentan errores de cálculo u otra información incorrecta, tus clientes no tendrán ningún incentivo para pagarte.

Después de todo, ¿por qué querrían pagar la suma equivocada?

Con algunos sistemas, ni siquiera necesitas una computadora para emitir tus facturas. Con sólo tu teléfono o tableta, puedes crear y enviar facturas profesionales en menos de un minuto y enviarlas a tus clientes por correo electrónico. Es la forma más sencilla y segura de registrar tus ventas y cobrar tus pagos.

¿Qué es una factura de servicios?

Una factura de servicios públicos es un estado de cuenta mensual de la cantidad que un hogar o empresa debe por servicios / servicios básicos.

Algunos ejemplos de servicios incluyen electricidad, agua y gas. Dependiendo de cómo definas los servicios públicos, también podrías agregar a esa lista servicios de alcantarillado, basura y reciclaje, así como servicios de televisión, Internet, teléfono y transmisión.

Una factura de servicios enumera el nombre, la dirección y el número de cuenta del cliente. También indica el monto adeudado y la fecha de vencimiento, así como una guía sobre cómo pagar.

¿Cuál es la importancia que tiene una factura?

Las formas clave de comunicación entre un cliente y una empresa son las facturas. La mayoría de las personas usa este término indistintamente sin reconocer qué es una factura y cuál es su importancia. Pero es una herramienta informativa, por lo que es importante saber cuándo usar una factura para que tus clientes se sientan informados.

Una factura ofrece una lista simple de los artículos comprados y la cantidad adeudada. Describe el tiempo, la atención y las comodidades que tu negocio brindó a tus clientes, lo que garantiza la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad.