¿Qué es un invoice y para qué se usa?

Si tienes pensando emprender en Estados Unidos y montar tu propio negocio, entonces debes saber con exactitud qué es un invoice. Muchas personas la confunden con la conocida Bill, pero debes saber que son dos documentos diferentes. En esta oportunidad, en Dinero 24 queremos brindarte más información sobre este tema, podrás saber el uso de la factura comercial, cómo se llena y cuándo debe utilizarse.

¿Qué es un invoice en Estados Unidos?

Saber qué es un invoice te permitirá entender las diferencias que posee con el Bill. Básicamente, se trata de un documento que es utilizado en territorio estadounidense y muchos países de Latinoamérica. Sirve para mantener un control sobre los ingresos que tiene la empresa; de este modo, se mantiene un enfoque coherente durante el pago de las facturas.

Este es un elemento que se da al cliente. Describe qué productos o servicios fueron proporcionados, además de detallar y especificar la cantidad de dinero que debe pagarse. El documento cumple con varias funciones, entre las que destaca:

• Registrar los servicios, productos o bienes vendidos para mantener un correcto orden administrativo.
• Precisar facturas entrantes y antiguas.
• Permitir un pago con un plazo específico. Esto es posible debido a que el invoice se emite antes de recibir el pago.
• Factura comercial que solicita al cliente el pago por los servicios/ productos prestados o adquiridos.

Para las empresas, el invoice es indispensable, sobre todo cuando apenas están iniciando su camino comercial. Cabe mencionar que no solo funciona como una factura de cobro, también es requerido en aduanas.  Este documento funciona como una prueba de una transacción internacional hecha entre un comprador y vendedor de forma legal. Puede utilizarse para calcular aranceles, obtener la aprobación en la aduana para enviar mercancía dentro y fuera del país y es un método efectivo para calcular impuestos.

Gracias a esta última función, las pymes pueden pagar sus facturas a tiempo y evitar situaciones complicadas, tal como tener recargos por pagos incumplidos o problemas con los proveedores.

¿Cuándo se usa invoice?

Para conocer con exactitud qué es un invoice, es necesario que aprendas los usos que puedes darles. En el punto anterior nombramos algunas funciones que tiene el documento; sin embargo, ahora detallaremos qué tipo de invoice necesitarás para diversas situaciones.

Invoice consolidada

La invoice o factura consolidada es un método de organización en donde se agrupa las facturas que están a nombre de un mismo cliente. De modo que se hace un solo documento que detalla toda esta información. Es una forma de agilizar el proceso de compra, pues el cliente no tendrá que tener una factura individual para cada producto o servicio adquirido. La ventaja es que ahorra tiempo y material.

Invoice Regular

El Invoice Regular, también conocido como factura de venta, es el más común y clásico. Es la factura que se envía a un comprador para solicitar que pague los productos que seleccionó o servicios que disfrutó. Este documento cuenta con información precisa, tal como:

1. Información del vendedor.
2. Dirección del comprador.
3. Fecha de entrega.
4. Condiciones de pago.
5. Los artículos o servicios adquiridos.
6. Los precios de dichos elementos.
7. El precio total, el cual puede incluir impuestos.

Asimismo, es sumamente beneficioso para la empresa, sobre todo porque funciona como un registro legal de la transacción realizada. Ayudará a organizar y administrar las ventas y permitirá calcular las ganancias obtenidas. Estos datos sirven para calcular impuestos, conocer los ingresos semanales, mensuales, trimestrales y anuales; observar el progreso que ha tenido el negocio, entre otras cosas.

Invoice Proforma

Una Invoice o factura Proforma es sumamente interesante, pues no está creada para determinar o solicitar pagos. Es un documento cuya función principal es informar. Los motivos son variados. Muchos la utilizan para mostrarlas en las aduanas, igualmente como el documento previo a un acuerdo de compraventa. En este último caso, el consumidor debe revisar y verificar que los datos dentro de la factura sean correctos.

Están especialmente diseñados para las operaciones comerciales internacionales. No obstante, varias pequeñas y medianas empresas, así como autónomos, las usan. El elemento más destacable es que está diseñada para exportar mercancía o completar requisitos legales.

Invoice Vencida

Invoice vencida es aquella cuya fecha de vencimiento ha pasado. Como hemos dicho con anterioridad, este tipo de facturas tienen un periodo límite para completar el pago. Cuando el consumidor compra un servicio o producto y no completa el monto en el plazo establecido, la factura se vencerá y el cliente obtendrá una deuda. En dicha situación, las empresas tienden realizan las siguientes acciones:

• Enviar recordatorios de pago durante un periodo estipulado.
• Enviar notificaciones de los cargos que se obtienen si no se paga la deuda.
• Renunciar a la factura en casos extremos o perdidos.
• Tomar acciones legales.

Invoice Provisionales

Los invoice provisionales están creados para cierto tipo de proyectos. Son facturas que solo poseen una parte del monto que tendrá el documento final. Esto quiere decir que tendrán reflejados un porcentaje específico de la tarifa total. Se emplean en proyectos medianos y pequeños, permitiendo que se pueda cubrir ciertos gastos importantes.

Ten en cuenta que las facturas provisionales también son empleadas en proyectos grandes de multinacionales u organizaciones. En estos casos, el monto total puede ser demasiado costoso, así que lo dividen en tarifas más pequeñas para que sea más accesible. Generalmente, dichos precios están determinados por porcentajes de trabajos realizados o metas alcazadas.

Invoice de Anticipo

La factura de anticipo también está indicada para proyectos y se envía para cobrar pagos anticipados por tareas que serán puestas en marcha en un futuro cercano. Cuando un cliente paga esta tarifa, podrá acceder o reservar algún tipo de servicio que la empresa ofrecerá una vez que culmine el proyecto. Estos anticipos son necesarios para el progreso de dicho plan, aunque puede servir como una protección en caso de cancelaciones imprevistas o como elemento logístico.

Invoice por horas

Los Invoice por horas son facturas que se emplean para cobrarle al cliente la cantidad de horas que los empleados de la empresa trabajan en un proyecto determinado. Los montos se establecen en función al tiempo laboral. Se calculan por cada hora empleada y generalmente están relacionadas con el área de los servicios. Este documento refleja las tareas y las horas trabajadas, además de la fecha de inicio y culminación, tarifas administrativas, entre otros.

Invoice final

El Invoice final es la última factura de un proyecto y reflejará el monto que debe pagar un cliente a una empresa por el servicio o producto ofrecido. Este pago tendrá los descuentos correspondientes a las facturas anteriormente mencionadas; es decir, la provisional, la de horas y la de anticipo. La persona que obtiene el artículo solo tendrá que pagar el porcentaje restante. Contiene las condiciones de pago, las fechas de inicio y culminación, subtotal, las deducciones, detalles del servicio prestado, etc.

Invoice mixto de crédito y débito

Para entender mejor qué es un invoice mixto, primero debemos aclarar qué es una nota de débito y crédito. Las primeras se usan para realizar cierto tipo de ajustes a los montos totales de una factura que se haya dado a un cliente por productos o servicios que fueron adquiridos con anterioridad. Puede aumentar o diminuir el total del importe. 

Por su parte, las notas de crédito se envían cuando es la empresa o vendedor quien debe dinero al comprador. Con ella se puede reconocer el monto adeudado, de modo que el cliente podrá emplear esos créditos extras para efectuar compras futuras.

Puede ocurrir cuando un comprador no está satisfecho con el producto o posee algún tipo de defecto de fábrica. Asimismo, puede ocurrir por algún error en la facturación. Esto significa que un Invoice mixto combina estas dos notas, con la particularidad de colocar el agregado como el monto total.

¿Cómo se llena un invoice?

Llenar un invoice no es un proceso complicado, solo necesitas colocar la información correcta y realizar los pasos necesarios. Cabe mencionar que puedes acelerar este proceso al descargar planillas de factura en la web. Puedes usa programas como Microsoft Word, Excel e incluso Google Docs. En tal caso, todo lo que tendrías que hacer es completar los datos.

Pero, si lo quieres hacer de forma manual, debes considerar los siguientes aspectos:

Emcabezado

El encabezado de la factura debe poseer todos los datos del negocio. Es decir, el nombre de la empresa, la dirección de la sede, correo electrónico, entre otros. También, debes colocar los números de contacto, código postal, y en caso de poseer un logo, el mismo debe ser visible en la parte superior del invoice.

Información del cliente

Otro elemento que debe ser visible en la factura son los datos del cliente. Es similar a la información del encabezado, la diferencia es que se tratará del comprador.

Identificación del invoice

Un elemento extremadamente importante es la identificación de la factura. Se trata de una serie de números únicos que permitirá distinguir cada invoice emitido. Esto hace que la empresa pueda hacer un seguimiento ordenado y coherente de los documentos; además de acelerar el proceso de compraventa, pues con ella se evitan ambigüedades y desorganización.

Fecha de vencimiento y método de pago

Otro dato que debe estar en el invoice es la fecha de vencimiento. El plazo reflejado determinará el período de tiempo que tiene el cliente para pagar el producto o servicio brindado. En caso de no cumplir con esto, el comprador pasará a estar moroso. También, se especifica el método de pago que se usará, desde tarjetas de crédito o débito, hasta cheques.

Datos del servicio o producto brindado

Debes colocar el propósito de la factura. En este espacio, se debe detallar la actividad, producto o proyecto realizado, junto a los montos. Dependiendo del tipo de factura, tendrás que colocar información adicional, como la cantidad de horas trabajadas o pagos anticipados.

Impuestos, subtotal y total

Finalmente, al final de la factura, llega de momento de especificar el total del servicio o producto. Debes colocar elementos como el subtotal, las deducciones, en caso de tenerlas, y ciertos detalles adicionales como el impuesto. Algo interesante es que, dependiendo de la plantilla o el tipo de invoice empleado, puedes colocar notas adicionales. En este espacio, tienes la oportunidad de hacer aclaraciones, comentarios de agradecimiento o algún mensaje en concreto que quieras enviarle al cliente.

¿Cuál es la diferencia entre invoice y bill?

Ahora que sabes más sobre los invoice, llegó el momento de aprender en qué se diferencia con el Bill. El primero trata de una factura que se considera como un documento oficial y legal que incluso puede servir para enviar paquetes internacionales. Es un elemento que se emite tanto en el ambiente profesional, como en el comercial. Los detalles que aparecen en estas facturas son más específicos y rigurosos; ya que, como explicamos, tiene un formato contable y oficial.

Por su parte, el Bill, que también puede traducirse como recibo, es informal. No posee tanto detalles como el invoice. Si bien indica los servicios o productos prestados, la información de los mismos es más general. El Bill es lo que se recibe en los restaurantes o cuando se va al médico.