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¿Qué es QuickBooks?: conoce el detalle

Escrito por Dariana Echeto - 25 de abril de 2022

¿Qué es QuickBooks?: conoce el detalle

Si planeas hacer crecer tu negocio, saber qué es QuickBooks puede ayudarte en todas las formas posibles.


Qué es un QuickBooks

QuickBooks es un paquete integral de administración financiera y comercial que incluye:

  • Herramientas para contabilidad
  • Nómina, inventario
  • Facturación
  • Declaración de impuestos
  • Seguimiento y conciliación de cuentas bancarias
  • Administración de gastos
  • Elaboración de presupuestos
  • Procesamiento de pagos
  • Administración de cuentas

Sin embargo, ese conjunto completo no es una lista exhaustiva de lo que QuickBooks puede hacer. Además, puede integrarse con una variedad de otras herramientas de software para proporcionar funcionalidad adicional. Hay mucho por saber sobre qué es QuickBooks.

Si posees una pequeña o mediana empresa y deseas realizar un seguimiento de toda la información financiera y crear informes que resuman cualquier aspecto de tu empresa, QB debería ser tu opción preferida.

Además, QuickBooks ofrece una versión de escritorio de tarifa fija, así como una versión en línea a la que se puede acceder a través del navegador web, tableta o teléfono inteligente por una suscripción mensual o anual.

Sin embargo, algunas funciones, como la gestión de nóminas y el procesamiento de pagos, se cobran por separado, independientemente de la versión que selecciones.

Historia de QuickBooks

En 1983, Scott Cook y Tom Proulx lideraron el desarrollo de QuickBooks. Este software de contabilidad simplemente se creó en el estado de California, en los Estados Unidos de América.

La prominencia de Quicken en la industria de la gestión financiera probablemente ha afectado a QuickBooks. Además, la primera edición de QuickBooks era una aplicación de DOS basada sustancialmente en la tecnología del software Quicken.

Sorprendentemente, muchos expertos en contabilidad no estaban contentos con la primera versión de QuickBooks. Después que la empresa llevó a cabo una extensa investigación, comenzaron a surgir tres causas:

  • En primer lugar, no existe suficiente control de seguridad.
  • En segundo lugar, no hay registro de auditoría.
  • Por fin, las normas contables del pasado han quedado al margen.
  • Sin embargo, después de 2003, comenzó a prosperar en una variedad de negocios. Desde entonces, se han lanzado varias versiones de QuickBooks.

Características del software QuickBooks

Ahora que sabes qué es QuickBooks, es crucial reconocer el nivel de refinamiento que posee el software QB cuando se trata de mantener registros financieros precisos. En comparación, QuickBooks tiene la mayor funcionalidad de cualquier software de contabilidad, que son las siguientes:

Migración de datos

Al principio, los datos del programa de contabilidad se transfieren fácilmente a la hoja de cálculo. Esto es apropiado cuando deseas incluir datos financieros en la hoja de cálculo.

Fácil de usar

Además, este robusto programa simplifica cada trabajo para el usuario. Lo más importante es que las sólidas capacidades del software satisfacen las demandas de las pequeñas y medianas empresas.

Transacciones bancarias

Cada transacción en tu negocio se mantiene visible y el software continuará registrando las transacciones, las cuales están relacionadas con sueldos, comisiones, salarios, costos y ganancias, entre otras cosas.

Proceso de navegación simple

Con la ayuda de este software, puedes determinar fácilmente dónde se encuentra tu empresa. Aprender cómo funciona es básico y sencillo. Además, tiene una curva de aprendizaje relativamente rápida.

Generación de facturas

Podrás crear facturas rápida y fácilmente utilizando tu teléfono inteligente, tableta y sistema de computadora personal.

Cálculos de impuestos

La herramienta de cálculo de impuestos de QuickBooks te permite calcular los impuestos para tu negocio de manera oportuna, precisa y eficiente.

Proyecciones de Negocios

Esta función ayuda a los usuarios de QuickBooks a crear pronósticos comerciales para el futuro. Por otro lado, si alguien quiere hacer informes como ventas, ganancias y costos, es mucho más fácil hacerlo usando predicciones comerciales.

Cómo funciona QuickBooks

El software QuickBooks es utilizado principalmente por pequeñas empresas para administrar facturas, pagar pagos y monitorear los flujos de efectivo. También se utiliza para compilar estados financieros de fin de mes y de fin de año, así como para planificar los impuestos comerciales trimestrales o anuales.

Algunas pequeñas empresas administran QuickBooks por su cuenta, mientras que otras utilizan un tenedor de libros interno o externo. Por lo tanto, para ver para qué se utiliza QuickBooks, puedes realizar cursos online gratis o seguir los siguientes pasos para comenzar:

Generar y monitorear facturas

En primer lugar, con QuickBooks, las facturas son fáciles de hacer y se pueden imprimir o enviar a los clientes. Registrará automáticamente tus ingresos y hará un seguimiento de cuánto te debe cada cliente.

Al ejecutar un informe de antigüedad de A/R, puedes ver la cantidad de tus facturas pendientes, también conocidas como tus cuentas por cobrar (A/R), así como cuántos días están atrasadas.

Mantén un registro de facturas y gastos

En segundo lugar, QuickBooks realiza un seguimiento automático de tus facturas y gastos al vincular tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks, que descarga y clasifica todos tus gastos.

Si necesitas realizar un seguimiento manual de una transacción de cheque o efectivo, puedes hacerlo en QuickBooks en cuestión de minutos.

Además, también puedes ingresar facturas en QuickBooks tan pronto como lleguen para que QuickBooks pueda ayudarte a rastrear pagos futuros o A/P. Al establecer un informe de A/P, puede garantizar que pagarás tus pagos a tiempo. Además, este informe te proporcionará información sobre tus facturas actuales y vencidas.

Crea estados financieros para tu empresa

Puedes producir estados financieros que brinden información importante sobre cómo está operando tu empresa si administras todas tus operaciones de entrada y salida de efectivo en QuickBooks.

Además, cuando solicitas un préstamo o una línea de crédito para una pequeña empresa, los prestamistas con frecuencia necesitan estados financieros. Además, con unos pocos clics del mouse, puedes generar los siguientes tres estados financieros principales en QuickBooks:

  • Estado de pérdidas y ganancias: Este informe demuestra cuán rentable es tu empresa. Se calcula sumando tus ingresos y restando tus costos.
  • El informe de hoja de balance resume los activos, pasivos y patrimonio de una empresa en un momento específico.
  • El estado de flujos de efectivo enfatiza todas las operaciones comerciales (entradas y salidas de efectivo) que están conectadas con las operaciones de operación, inversión y financiamiento de la empresa.

Mantener las horas de los empleados y la nómina

No deseas comprometer la nómina al intentar realizarla manualmente. Los errores de nómina pueden resultar en multas costosas y trabajadores insatisfechos. QuickBooks ofrece su propia herramienta de nómina que puede calcular y procesar automáticamente la nómina con la frecuencia que la necesites.

Además, ayuda a realizar un seguimiento de las horas de trabajo de tus trabajadores. Las horas monitoreadas se aplican posteriormente a las facturas de tus clientes (si son imputables), así como a tu nómina. Esto garantiza que cada hora que se paga a tu personal se facture a un cliente.

Además, la mejor parte de utilizar la nómina de QuickBooks es que estás completamente conectado con QuickBooks, por lo que tus estados financieros siempre están actualizados a partir de la ejecución de la nómina más reciente. Para administrar la nómina, debes descargar QuickBooks y comprar una suscripción de nómina.

Cuando ejecutes tu nómina con QuickBooks, podrás:

  • Paga tus impuestos sobre la nómina con QuickBooks.
  • A los empleados se les puede pagar con cheque o depósito directo.
  • Automatiza el cálculo de los impuestos sobre las nóminas federales y estatales.
  • Permite que QuickBooks complete los formularios de impuestos sobre la nómina por ti.

Mantener el inventario

QuickBooks puede realizar un seguimiento de la cantidad y el costo de tu inventario. A medida que vendes inventario, QuickBooks asignará automáticamente una parte del mismo al costo de los bienes vendidos, que es una cuenta de gastos que afecta tus ingresos.

Además, esta asignación es necesaria para calcular la renta imponible y lleva mucho tiempo realizarla a mano. QuickBooks también puede recordarte automáticamente que ordenes inventario cuando las cantidades son bajas.

Facilidad en los impuestos

Quizás lo más esencial que QuickBooks puede hacer por tu pequeña empresa es facilitar el tiempo de los impuestos. Recopilar tus ingresos y gastos es, con mucho, el aspecto más difícil de completar una declaración de impuestos.

Si usas QuickBooks durante todo el año, todo lo que tienes que hacer en el momento de la declaración de impuestos es imprimir tus estados financieros.

Además, con QuickBooks Online, puedes pedirle a tu preparador de impuestos que acceda a tu cuenta directamente para que puedas verificar tus cifras e imprimir cualquier información que necesites para completar tu declaración.

Acepta pagos en línea

Ofrecer a los consumidores la oportunidad de pagar tus facturas en línea es uno de los mejores métodos para aumentar tu flujo de caja. Se pueden agregar QuickBooks Payments para que los consumidores puedan pagar en línea inmediatamente desde su factura enviada por correo electrónico.

Además, QuickBooks Payments funciona de la misma manera que otros servicios comerciales. Debido a que está totalmente vinculado dentro de QuickBooks, la venta, la tarifa de la tarjeta de crédito y el depósito en efectivo se registran inmediatamente a medida que ocurren.

Escanear recibos

Otro factor importante para que la temporada de impuestos transcurra de la mejor manera posible es la capacidad de organizar tus recibos en QuickBooks.

Sin embargo, todos los clientes de QuickBooks pueden descargar la aplicación de QuickBooks de forma gratuita en tu dispositivo móvil, tomar una foto de un recibo y cargarla en QuickBooks Online en cuestión de minutos.

QuickBooks te permite adjuntar un recibo a una transacción bancaria. Puedes cargar una cantidad infinita de recibos en QuickBooks Online; los recibos, junto con tus datos, se guardan en la nube. Esto podría ser beneficioso para las empresas que realizan un seguimiento de una gran cantidad de costos.

Cómo usar QuickBooks

Como cualquier pieza nueva de software no basta con saber qué es QuickBooks, requiere aprender la jerga y los pasos para volverte competente antes que puedas administrar de manera efectiva toda la contabilidad de tu pequeña empresa.

Instala QuickBooks en tu computadora

Cuando se te solicite, indica qué tipo de instalación deseas, Personalizada u opciones de red. Si vas a usar QuickBooks en una sola computadora y no compartes archivos con otras computadoras, elige «Estaré usando Quckbooks en esta computadora».

Si otras computadoras acceden a los archivos, elige la opción adecuada para que tu empresa utilice el uso compartido de la red. Luego indica la carpeta donde quieres que se instale el programa.

Ten documentos a la mano

Reúne los documentos financieros importantes necesarios para configurar tus archivos de QuickBooks. Los elementos necesarios incluyen el nombre y la dirección de tu empresa, los números de identificación fiscal y los estados financieros.

Crea tu ficha de empresa

Haz clic en el icono del escritorio de QuickBooks para iniciar el programa. Durante el primer uso, tendrás la opción de usar el asistente de entrevistas EasyStep para guiarte a través del proceso de configuración del archivo de tu empresa. Si nunca has usado QuickBooks, aprovecha la opción del asistente.

Configura y administra tus cuentas de proveedor

Los proveedores son empresas que contratas para respaldar tu negocio, como proveedores o contratistas independientes. Clic en «Centro de proveedores».

Elige el botón «Nuevo proveedor» para crear una cuenta de proveedor. Para agregar una transacción, haz clic en «Nueva transacción».

QuickBooks también puede vincular a Excel si deseas exportar la información de tu proveedor, o a Word si deseas redactar una carta para tus proveedores. Haz clic en «Excel» o «Word» para completar estas acciones.

Configura y administra tus cuentas de empleado

Haz clic en «Centro de empleados» para crear y administrar cuentas de empleados. Elige «Nuevo empleado» para agregar información del empleadoHaz clic en la pestaña «Transacción» para agregar cheques de pago y otras transacciones. Usa la opción «Ingresar tiempo» para administrar las hojas de tiempo.

Crear y administrar cuentas de clientes

A diferencia de las cuentas de proveedores y empleados, que involucran tus gastos, las cuentas de clientes sirven para realizar un seguimiento de tus ingresos y el dinero que se te debe.

Haz clic en «Centro de clientes» y luego en «Nuevo cliente y trabajo» para agregar una nueva fuente de ingresos. Haz clic en «Nueva transacción» para agregar transacciones como facturas, presupuestos y pagos.

Al igual que las cuentas de proveedores, puedes exportar la información de los clientes a Excel o generar cartas a través de Word.

Genera informes

Utiliza esta función para obtener una instantánea de las áreas financieras de tu empresa, como un estado de pérdidas y ganancias, un informe de cuentas por cobrar o presupuestos.

¿Cómo trabajar con QuickBooks?

  • Plan de cuentas de Quickbooks: El plan de cuentas de QuickBooks incluye una lista de cuentas de pasivo, activos, gastos, ingresos y patrimonio a las que puedes asignar tus transacciones diarias. Asimismo, comprende la información financiera de la empresa. Además, el COA incluye cheques, ahorros, dividendos, cuentas por cobrar, ahorros y balances.
  • Listas de clientes, proveedores y artículos: QuickBooks tiene tres centros principales de gestión de contactos e inventario: los centros de clientes, proveedores e inventario.
  • Informes: La creación de informes informativos requiere la entrada precisa de información sobre el cliente, el proveedor y el artículo. Después de ejecutar un informe, puedes configurarlo para filtrar información por un determinado cliente, proveedor, artículo, fecha de transacción o para revelar pagos vencidos y otra información crucial.
  • Nómina de sueldos: La nómina te permite manejar cheques de pago, pagar facturas y establecer restricciones anuales sobre ciertos pagos, como propinas o compensación por vacaciones.
  • Facturación y Facturas: QuickBooks ofrece dos tipos de extractos: extractos de facturación y extractos de factura.

¿Quién usa QuickBooks?

Es una solución inteligente de software financiero ideal para propietarios de pequeñas y medianas empresas, que sirve como un sistema contable. Realiza un seguimiento de los ingresos y gastos, prepara facturas y nóminas, organiza clientes y más.

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