¿Qué es la forma w9 y para qué sirve?

Si has decidido trabajar por cuenta propia en Estados Unidos, entonces ya debes estarte preguntando qué es la forma w9 y por qué es tan importante para el IRS. Afortunadamente, no estás solo. De hecho, muchas otras personas también han presentado esta duda a lo largo de los años, y hoy nosotros venimos a responder.

Concretamente, te explicaremos qué es la forma w9, para qué sirve, quiénes exactamente deben llenarla y cómo deben llenar la versión online y la presencial.

Esto te resultará de gran utilidad, principalmente, porque será el primer paso para presentar correctamente tu número de identificación del contribuyente ante el IRS, para informar, por ejemplo:

• Los ingresos que te han pagado.
• Las transacciones inmobiliarias que has realizado.
• Los intereses hipotecarios que has pagado.
• La adquisición o el abandono de propiedad garantizada.
• La cancelación de una deuda.
• Las aportaciones que has efectuado a un arreglo IRA.

Entre otras.

¿Cuál es la forma w9?

La forma w9 no es más que un formulario del Internal Revenue Service (IRS) que algunas personas deben llenar. Y se utiliza como un documento certificable a través del que el IRS calcula los impuestos que deberán pagar los contratistas independientes, o trabajadores autónomos, que faciliten su mano de obra o servicios a una empresa.

Normalmente, estos individuos tendrán que facilitar cierto tipo de información, como: si son contratistas independientes, su nombre, su número de Seguro Social y verificar si están exentos de retenciones de impuestos.

Si se trata de una entidad comercial, debe informar el nombre de su empresa, qué tipo de empresa se trata y su número de identificación fiscal.

Además, obtenerlo no es nada complicado. De hecho, en la mayoría de los casos, la empresa a la que le prestas tus servicios o la institución financiera que has escogido para abrir tu cuenta o solicitar un préstamo, te suministrará un formulario w9 del IRS en blanco para que lo completes con tu información.

Por supuesto, también existe una versión online, que podrás obtener a través de la página oficial del IRS. Esta consta de aproximadamente 6 páginas y una ley de confidencialidad enfocada en la sección 6109 del Código de Impuestos Internos.

Para qué es la forma w9

Como te mencionamos anteriormente, este formulario sirve para que el IRS calcule los impuestos que deberán pagar los contratistas independientes o trabajadores autónomos que faciliten su mano de obra o servicios a una empresa.

Además, te ayudará a informar a esta entidad gubernamental sobre los pagos que has recibido recientemente, las transacciones inmobiliarias que has realizado, los intereses hipotecarios que has pagado, la adquisición o el abandono de propiedad garantizada, la cancelación de ciertas deudas o las aportaciones que has realizado a un arreglo IRA.

Debido a su función, este formulario contiene información fiscal confidencial, incluidos los números de identificación fiscal y los números de la Seguridad Social, por lo que es importante que lo mantengas lo más seguro posible, que lo llenes solo, y que tengas mucho cuidado al facilitar tus datos.

Quien debe llenar el formulario w9

Lo sabemos, en este punto debes estar preguntándote ¿Exactamente quienes deben llenar el formulario w9? Y la realidad es que este, usualmente, debe ser llenado por trabajadores independientes, contratistas, empresarios o empresas.

Sin embargo, aun cuando formes parte de estos individuos, no siempre tendrás que llenar este tipo de documento. Para que esto ocurra, el monto que esperes recibir por parte de esta empresa por concepto de prestación de servicios debe superar los 600$ al año.

También es fundamental destacar que existirán situaciones en las que podrías necesitar una forma w9, aun cuando no tengan nada que ver con tu clientela. Por ejemplo, los bancos y otras instituciones financieras podrían solicitarle un Formulario w9 para informar al IRS sobre la cantidad de dinero que has recibido en intereses o dividendos.

También podría suceder que un banco te solicite una Hoja w9 del IRS y la verificación de la forma, al momento de abrir tu cuenta bancaria. Igualmente, si compras o alquilas un apartamento, puede que también necesites este formulario.

Lo mismo sucederá si solicitas un préstamo al banco e incluso una tarjeta de crédito.

Cómo llenar un formulario w9

Llenar el Formulario w9 no tiene demasiada ciencia. De hecho, es bastante sencillo de realizar. Solo debes seguir los siguientes pasos:

• Lo primero que debes hacer es escribir tu nombre completo, tal como aparece en tu declaración de impuestos.
• Señala si eres un trabajador independiente, si representas a una corporación, o si eres socio de alguna empresa u otros.
• En esa primera parte de la hoja, también encontrarás un renglón en el que tendrás que escribir tu número de seguro social. Recuerda que tanto tu nombre como el número de seguro social (SSN o Social Security Number) deben coincidir con la información que tengas registrada en el IRS.
• En las líneas 5 y 6, deberás indicar cuál es tu dirección. Una vez más, te recordamos que esta dirección debe ser la misma que está en tu declaración de impuestos.
• También tendrás que incorporar el número de identificación de tu empleador. En cambio, si representas a una empresa, deberás escribir su nombre legal en la casilla número 2.
• Imprime el formulario, fírmalo, añade una fecha y envíalo.

Como podrás haber notado, llenar un Formulario w9 es bastante sencillo. Sin embargo, aún pueden existir algunos errores comunes que debemos evitar, como:

Debes cuidar mucho los posibles errores en tu nombre o DBA, ya que estos podrían desencadenar una auditoría, porque parecería que no informaste de tu formulario 1099-MISC cuando envíes tu declaración de impuestos más tarde.

Lo mismo puede suceder si cometes un error tipográfico en el SSN o EIN. Recuerda, tu cliente no tiene manera de verificar que hayas introducido los datos correctos en tu formulario.

Asegúrate que tu dirección de correo sea correcta, ya que, de lo contrario, no recibirás tu formulario 1099-MISC más tarde.

Además, te recomendamos tener en cuenta algunos de los siguientes factores al llenar tu formulario:

No entregues un w9 si eres un trabajador dependiente

Si estás comenzando a trabajar en una nueva empresa como trabajador dependiente y tu empleador te entrega un Formulario w9 en blanco, te recomendamos que no lo llenes de inmediato.

Recuerda que tienes derechos en este país, por lo que antes de comenzar a llenarlo, puedes preguntarle si trabajarás como contratista independiente en dicha compañía. Es importante que sepas la diferencia entre un trabajador independiente y un empleado, para ejercer todos tus derechos, y no solo tus obligaciones.

Pregunta si tus deberes y dependencia cambian también con la reclasificación. Por ejemplo, si te siguen tratando como un empleado, sería injusto aceptar llenar el formulario y que ahora te clasifiques como un contratista independiente ante el IRS.

Por otro lado, si tu empleador te sigue exigiendo el cumplimiento de un horario en específico, aun cuando hayas llenado el formulario, debes pedirle amablemente que te considere como empleado y no como contratista independiente.

Además, los trabajadores independientes están obligados a reportar el pago de sus impuestos al IRS, mientras que los dependientes no tienen esta obligación y es el empleador el que deberá deducir los impuestos de tu paga mensual y entregarlo al IRS.

Por lo general, puedes determinar si eres un empleado o un contratista independiente al analizar ciertos factores. Por ejemplo, si tu empleador decide cómo, cuándo y dónde vas a trabajar, el monto de tu paga, la forma de pago y te proporciona ciertos beneficios (como bonos o vacaciones) eres un empleado y no debes llenar un Formulario w9.

Asegúrate de enviar el Formulario w9 de forma segura

Si ya has invertido el tiempo suficiente en enterarte qué es una forma w9, para qué sirve y cómo debes llenarla, lo más lógico es que la llenes y la envíes de manera segura.

Esto quiere decir que no envíes tu formulario como un archivo adjunto, por WhatsApp o por cualquier otra aplicación de mensajería instantánea. Te recordamos, una vez más, que este contendrá información muy personal sobre tu estado tributario.

Así que si planeas enviarla por email, te recomendamos que esté cifrado o que lo envíes por métodos de entrega más tradicionales, como llevarlo tú mismo al IRS.

Verifica el motivo del solicitante antes de entregarle un Formulario w9

¿Quiénes te pueden solicitar un Formulario W-9? Pues, tus clientes (si eres trabajador independiente) el banco, una cooperativa, un prestamista, o algún empleador que te pague más de 600$ y te contrate como trabajador independiente.

Ahora, si no estás seguro de por qué te están solicitando un Formulario w9, no dudes en preguntar la razón. Y no queremos ser pesados, pero recuerda que este formulario contiene información confidencial que, de caer en manos equivocadas, podría causar estragos en tu economía. Es mejor prevenir que lamentar.

No le entregues un Formulario w9 a una empresa o persona que no conoces

Así como debes asegurarte del motivo por el que te solicitan este tipo de documento, también debes estar muy consciente de a quien se lo estás entregando.

Si no conoces a la empresa que te está solicitando el formulario, no lo entregues, ya que dicha información sólo está reservada para tus clientes u otras entidades en específico.

Y ¿Qué hacer con tu W-9 si estás sujeto a un backup withholding? Te explicamos, el backup withholding es una tasa de retención adicional del 24% sobre los pagos que recibas a título personal o por tu trabajo.

En realidad existen 2 principales razones por las que la IRS podría ameritar que estés sujeto a esta retención adicional, y son: si tu nombre y SSN no coinciden con los registrados en el IRS (por eso hacemos tanto énfasis en que tengas cuidado) o si tienes deudas tributarias pendientes y el IRS te ha notificado sobre ellas.

Sin embargo, no te preocupes, que la gran mayoría de los contribuyentes están exentos del backup withholding y esperamos que tú no seas la excepción.

De todos modos, en la línea 2 del formulario se establece una aclaración sobre esto, que establece lo siguiente:

“No estoy sujeto a una retención adicional porque: (a) estoy exento de la retención de respaldo, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a una retención de respaldo como consecuencia de no informarle sobre todos mis intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a esta retención adicional.”

Por otro lado, las transacciones inmobiliarias no están sujetas a un backup withholding, por lo que también podrás tachar esta casilla en caso que estés completando el Formulario w9 para este propósito.

Ahora que sabes qué es una forma w9, para qué sirve, cómo funciona y has determinado si debes llenarla o no, puedes comenzar este proceso de la mejor manera posible. Recuerda que cada papel que firmes o entregues en Estados Unidos es confidencial, debes protegerlo y entregarlo a las entidades correctas.