¿Qué es la forma w2?: descubre como hacerla

Conocer qué es la forma w2 se relaciona directamente con los impuestos a pagar en el país norteamericano. Los impuestos en USA son esenciales, ya que se consolidan como un ingreso de gran relevancia dentro de la nación, especialmente su economía.

En Estados Unidos existen un sinfín de impuestos a pagar, cada uno corresponde a un origen distinto, pero todos forman parte clave de la economía estadounidense. Estos ingresos recaen directamente sobre la administración pública del país.

Así mismo, cualquier ciudadano nativo o inmigrante, son responsables de presentar su declaración de impuestos, indiferentemente su situación económica o residencial en el país.

¿Qué es un impuesto?

Antes de saber qué es la forma w2, es necesario partir por el hecho que es un impuesto. De acuerdo a lo que establece Wikipedia, el impuesto sobre la renta en USA, se establece como un tributo que se grava a partir de los ingresos de los ciudadanos estadounidenses.

Yendo un poco hacia la historia, el impuesto federal sobre la renta se estableció en USA, en el año 1913 dentro de la Revenue Act. Esta acta fue firmada por el presidente Woodrow Wilson y para la aprobación del decreto se necesitó una reforma constitucional a través de la decimosexta Enmienda.

Este tipo de cobro de impuesto es establecido por el Gobierno Federal, resaltando que son regulados por el Código Federal Tributario. No es un secreto que muchos Estados y ayuntamientos, establecen recargos al impuesto establecido, lo que incrementa la cuota tributaria.

El impuesto estadounidense mantiene un carácter progresivo, lo que supone que el gravamen máximo va en constante aumento. Con respecto a la recaudación pertinente, la misma supone más del 50 % de los ingresos del Gobierno.

Función de los impuestos en USA

De manera más específica, los impuestos en USA contribuyen directamente sobre el mantenimiento y fortalecimiento de los servicios públicos. En pocas palabras, el pago de los impuestos por parte de los ciudadanos es un compromiso en pro del estado americano.

No es un secreto que en Estados Unidos existe una gran cantidad de impuestos, que se dividen en diversos tipos y formularios, dependiendo de la actividad o posición comercial de sus contribuyentes.

A decir verdad, el formulario w2 es uno de los más importantes a presentar por los usuarios, forma parte fundamental de todos los impuestos presentados en el país. A final de cuentas, la función principal de estos impuestos es proveer ingresos seguros al gobierno para así poder hacer frente al gasto público.

¿Qué es una forma w2?

La forma w2 se trata de un formulario donde se registran los valores netos de los ingresos de cada ciudadano, es decir, de su sueldo. Dentro del registro se hacen notar los impuestos retenidos por dichos ingresos generados por cada persona.

Dentro de esta forma se integran otros tipos de impuestos como, el federal, estatal y de otra índole, los cuales fueron retenidos durante todo el tiempo de servicio que prestó el usuario. A decir verdad, este tipo de impuesto se dirige específicamente a los empleados.

La declaración de esta forma es realmente importante, debido a que dependiendo del ingreso presentado durante el año fiscal, eso definirá el valor total a pagar al estado.

¿Cómo surge la forma w2?

Este formulario fue establecido por la Ley de Pago de Impuestos Corriente en 1943, como medida para retener los ingresos dentro de la fuente. Este tipo de formulario fue aplicado por primera vez a los empleados correspondientes en 1944.

Ya para 1965, el nombre que disponía fue cambiado para “Declaración de salarios e impuestos”, nombre que aún conserva en la actualidad. Para 1978, el formulario cambió a un estilo vanguardista conformado por casillas numeradas.

No es un secreto que el código fiscal de USA y otros formularios como por ejemplo el 1040, la forma w2 también se ha vuelto más complicada con el pasar del tiempo. De esta forma, la sanción por formularios incorrectos aumentó en el 2015.

¿Para qué es la forma w2?

Este tipo de forma se utiliza para establecer un reporte de salario e impuestos de forma anual, por cada empleado. Al mismo tiempo, este formulario muestra las ganancias brutas de cada empleado.

Además incluye las deducciones por ingresos, la seguridad social, impuestos de Medicare, diversas contribuciones y demás. Los empleados de cualquier empresa deben llenar este tipo de formulario para así devolver los impuestos personales.

Este tipo de forma alberga el salario total durante un año laboral completo, además de los impuestos estatales, federales y demás. Todos estos se encuentran retenidos dentro del cheque del empleado.

Una forma w2 es importante, ya que evidencia la ganancia neta y el pago de salarios, además de todos los impuestos que debe pagar ante el gobierno.

¿Cómo llenar formulario w2?

Para que los empleados presenten este tipo de documentación, debe ser a través de un correo electrónico verificado o directamente en la Administración del Seguro Social. Este tipo de formulario debe ser entregado a final de año o al finalizar el contrato de trabajo predefinido.

Tomando en cuenta que si un ciudadano es contratista o trabajador independiente, debe presentar la forma 1099 al momento de declarar los impuestos. Diversas plataformas payroll ayudarán al usuario a introducir el w2.

Cada formulario w2 debe ser llenado por el empleador, apoyándose en los datos de payroll que se han establecido durante todo el año. El empleador debe llenar dicho formulario de forma anual y antes del 31 de enero de cada año.

El formulario w2 presentado representa los datos del año pasado, es decir la información fiscal contenida no define el año en curso. El empleador deberá entregar una copia fiel del formulario a cada empleado antes que sea entregado.

Además, es muy probable que se deba introducir una copia fiel en el departamento de impuestos estatal o local.

¿Cómo introducir la forma w2?

De acuerdo a las recomendaciones de la SSA, se recomienda introducir el formulario a través del correo electrónico oficial de la entidad. Sin embargo, no es la única forma factible de hacerlo, ya que se puede enviar a través de un correo postal a la dirección de la SSA.

El empleador debe introducir todos los datos pertinentes a través del sitio web oficial del IRS. Por lo general, las empresas cuentan con profesionales en el área contable que son los encargados de ayudar a las empresas con este tipo de introducciones.

Una forma más reinventada y automática de ingresar los datos pertinentes es a través de un programa payroll, un sistema que permite insertar los datos rápidamente. Un claro ejemplo de ello es a través de Turbo Tax, una plataforma que concilia un propio sistema en línea para la declaración de impuestos.

De forma más específica, si necesitan completar el formulario w2 es necesario los siguientes requisitos:

• Número del seguro social del empleado
• EIN Number o el número de identificación del empleador
• Nombre, dirección y el código ZIP, tanto del empleador como del empleado
• Establecimiento del impuesto al salario del empleado

Como ayuda adicional, el IRS proporcionará una lista de las instrucciones muy bien detalladas para así llenar cada casilla del formulario. Cuando se complete el formulario, este debe ser insertado dentro del SSA. Además, se debe otorgar una copia del formulario aun así el empleado ya no trabaje dentro de la empresa.

¿Cómo conseguir mi w2 por internet?

En caso que el empleado no obtenga una forma w2 por parte de su empleador, como consecuencia, el empleado deberá recurrir a acciones propias. De esta manera, el empleado tendrá que ingresar a internet y recurrir a un sistema de declaración de impuestos, como Turbo Tax.

El sistema de declaración es muy predecible, por lo que resulta sencilla su utilización y no se requiere precisamente de un profesional para ello. Cuando se termina de llenar todo el formulario y se está preparando el documento para ser enviado, es necesario realizar una copia del documento.

De ser presentado a través de Turbo Tax, la información será enviada electrónicamente en conjunto con la declaración de impuestos, asumiendo que después podrá realizar una descarga online.

Tomando en cuenta que la declaración sea enviada por correo, es necesario que el empleado adjunte una copia del w2 en la parte de al frente de la declaración.

Con un sistema o ayuda profesional, la declaración de impuestos se hará de manera eficiente, considerando que los sistemas de declaración optimizan este tipo de actividad.

¿Cuál es la diferencia entre la forma w2 y la forma 1099?

Primeramente, la forma w2 corresponde al registro de la información con respecto a los salarios, impuestos y ganancias de un empleado dentro de una empresa. Este empleado debe pertenecer legalmente a la nómina empresarial, para así determinar los impuestos retenidos.

A través del w2 el empleado demostrará al IRS de forma anual sus impuestos federales, estatales y demás, cancelados durante todo el lapso laboral. En la otra cara de la moneda, la forma 1099 se refiere a otro tipo de formulario que es capaz de registrar los honorarios recibidos por un trabajo realizado.

Al referirse a un trabajo efectuado, se define como una persona que se desempeña como contratista o es un trabajador independiente. Esto quiere decir, que se trata de personas que no corresponden a ninguna nómina laboral.

Este tipo de formulario, a diferencia del w2, la forma 1099 solo registra ingresos completos sin ningún tipo de deducción por impuesto. Esto no significa que el trabajador queda exonerado de la responsabilidad. Así mismo, el usuario deberá pagar los impuestos de acuerdo al cálculo que establezca el IRS.

Como dato curioso, existen otros formularios que permiten registrar ingresos, estableciendo inversiones, alquileres, pensiones y demás.

Recomendación para introducir el w2

Conocer qué es la forma w2 es importante, pero también es necesario atender a las recomendaciones para presentar este tipo de documentación. A todas estas se pueden resaltar las siguientes recomendaciones:

• Es necesario que el encargado de realizar y presentar tanto el formulario, como la declaración, sea una persona netamente proactiva.
• En caso de alguna duda, es recomendable acceder a la ayuda profesional
• Se aconseja introducir los datos necesarios a través de internet, lo que permitirá ahorrar en papel y logrará que el proceso sea aún más rápido.
• Accede a programas payroll para así agilizar los procesos tributarios y automatizar toda la situación.
• Ten cuidado con los errores, ya que estos pueden causar las conocidas sanciones, tanto para la empresa empleadora como para el empleado.

Con todo lo mencionado se puede deducir que conocer qué es la forma w2 no es lo único importante, debido a que el formulario alberga diversos puntos a considerar. No es una tarea compleja considerando que se realiza una vez al año, pero tomando en cuenta la cantidad de empleados, resulta un trabajo repetitivo.