Notarizar documentos: ¿qué necesitas y dónde acudir?

Lo primero que necesitas para notarizar documentos en Estados Unidos es certificar cada documento ante un notario público en el estado que corresponda.

¿Cómo notarizar un documento en Estados Unidos?

Algunos documentos requieren un mayor nivel de claridad y verificación antes de su procesamiento. Por ejemplo, cuando deseas comprar una casa o establecer un poder notarial sobre un determinado patrimonio, es posible que la presentación de documentos firmados no sea lo suficientemente convincente para las autoridades pertinentes. Esto se debe a que algunos de estos documentos pueden falsificarse o presentarse sin el consentimiento de otras partes involucradas.

Para evitar esto, el gobierno de los Estados Unidos requiere que dichos documentos sean firmados y verificados por un secretario designado por el estado. Este proceso de disuasión de fraude es lo que comúnmente se conoce como la certificación notarial de documentos. Además, el funcionario designado por el gobierno que presencia la firma de estos documentos cruciales se conoce como notario público.

¿Cómo notarizar documento?

De acuerdo con el Departamento de Estado de los Estados Unidos, se deben cumplir los siguientes requisitos al certificar cada documento ante un notario público:

Si el notario público ha sido comisionado a través del condado, el:

• Los documentos deben ser certificados por el secretario del tribunal del condado donde se comisiona al notario.
• Luego, los documentos deben ser certificados por el Secretario de Estado en el estado donde el documento fue notariado.

Si el notario ha sido comisionado a través del estado, el:

• Los documentos deben estar certificados únicamente por el Secretario de Estado en el estado en que se notarizó el documento.

Después de cumplir con los requisitos anteriores, también deberás seguir estos pasos adicionales.

Requisitos adicionales para notarizar documentos

Para verificar que tus documentos hayan sido notariados correctamente, asegúrate que:

• Muestre las fechas correctas, especialmente si requirieron certificación tanto del secretario de la corte como del Secretario de Estado. En este caso, los documentos primero deben ser certificados por el secretario del tribunal antes de ser enviados al Secretario de Estado para su posterior certificación.
• Contener los sellos originales y las firmas de la persona o agencia certificadora.
• Están traducidos con precisión al inglés (si no están originalmente en inglés).

Pasos para Apostillar un Documento en Estados Unidos

El procedimiento exacto para apostillar un documento en los Estados Unidos depende del tipo de documento y de la autoridad emisora. Por ejemplo, los documentos federales deben estar apostillados por el Departamento de Estado de Estados Unidos, como se explica a continuación:

Para enviar una solicitud, completa un formulario de Solicitud de Servicios de Autenticación (DS-4194) disponible en el sitio web del Departamento de Estado de Estados Unidos. También se te pedirá que proporciones el nombre del país en el que pretendes utilizar el documento antes de enviarlo al Departamento de Estado.

Para apostillar documentos emitidos por el estado, como actas de nacimiento, sigue estos pasos:

• Asegúrate que el documento haya sido notariado por las autoridades correspondientes como se explicó anteriormente.
• Comunícate con la Secretaría de Estado donde se emitió el documento.
• Encontrarás la información de contacto de su Secretario de Estado utilizando la herramienta de búsqueda proporcionada en el sitio web de la Asociación Nacional de Secretarios de Estado.

Contratación de un servicio de apostilla para un procesamiento más rápido y sin complicaciones

También es posible apostillar un documento en los Estados Unidos a través de un proveedor de servicios de apostilla de buena reputación. Dado que el proceso de apostillado puede ser bastante complicado, los proveedores se aseguran que tus documentos cumplan con varios requisitos de apostillado antes de enviarlos. Esto ayuda a acelerar el proceso y evitar demoras decepcionantes que podrían arruinar tus planes de viaje o diligencias.

¿Las embajadas y consulados de los Estados Unidos brindan servicios notariales y de autenticación para ciudadanos no estadounidenses?

Sí. Los servicios notariales se pueden realizar para cualquier persona independientemente de su nacionalidad. Sin embargo, ten en cuenta que la disponibilidad de este servicio puede variar y fluctuar según lo permitan las condiciones y los recursos locales.

Notariados en las Embajadas y Consulados de los Estados Unidos

Los notariados en las Embajadas y Consulados de los Estados Unidos requieren la comparecencia personal de la persona que solicita el servicio notarial. El notario deberá acreditar la identidad de la persona que solicita el servicio; establecer que la persona comprende la naturaleza, el lenguaje y las consecuencias del documento a ser notariado; y establecer que la persona no está actuando bajo coacción.

Los funcionarios consulares de la embajada o el consulado de los Estados Unidos pueden negarse a ejecutar ciertas solicitudes notariales que respaldan una actividad que puede ser ilegal o inapropiada. Los funcionarios consulares pueden autenticar documentos en países que no son parte del Convenio de la Apostilla de La Haya.

¿Cuáles son algunos ejemplos de actas notariales/de autenticación?

• Reconocimiento: «Reconocer» es admitir, afirmar o declarar; reconocer los propios actos, asumiendo obligación o incurriendo en responsabilidad. Por ejemplo, si firma una escritura ante un notario, reconoce su firma.
• Juramento: Cualquier forma de atestación por la cual una persona significa que está obligada en conciencia a realizar un acto fiel y verazmente. Una persona que intencionalmente hace declaraciones falsas bajo juramento ante un notario de los Estados Unidos es punible por perjurio.
• Afirmación: Una declaración solemne y formal de que una declaración jurada es verdadera, que el testigo dirá la verdad, etc.
• Declaración jurada: Una declaración escrita o impresa o declaración de hechos, hecha voluntariamente y confirmada por el juramento o afirmación de la persona que la hace, tomada ante un oficial que tiene autoridad para administrar tal juramento.
• Atestación: El acto de atestiguar un instrumento por escrito, a petición de la parte que ejecuta el documento, y suscribirlo como testigo.
• Reconocimiento Corporativo: Los funcionarios de corporaciones que deseen otorgar un instrumento en su calidad de funcionarios corporativos ante un notario consular deben presentar prueba adecuada de su identidad corporativa.

¿Dónde notarizar un documento?

Las personas que compran una casa, adoptan un niño, completan documentos de planificación patrimonial, como testamentos y directivas anticipadas de atención médica, o completan cualquier número de procedimientos legales, pueden necesitar un notario.

El acceso a la notarización ha cambiado en los últimos años a medida que más estados han adoptado opciones remotas de notarización en línea, principalmente en respuesta a la pandemia de coronavirus. Hoy en día, la mayoría de los estados permiten la certificación notarial en línea de forma permanente, mientras que algunos todavía tienen medidas temporales o no permiten la certificación notarial en línea.

¿Qué es un notario?

Los gobiernos estatales nombran a un notario público para que actúe como testigo imparcial para protegerse contra el fraude. Estas personas actúan como guardianes durante la firma de documentos importantes y deben seguir reglas específicas de acuerdo con las leyes y reglamentos estatales. Un notario debe ser imparcial.

La notarización es un proceso oficial mediante el cual las partes de una transacción aseguran que un documento es auténtico y legítimo. La misma implica verificar la identidad de un firmante, su voluntad de firmar sin coacción o intimidación y su conocimiento del contenido del documento. Sobre notarizar documentos en USA, estos documentos también pueden llamarse actas notariales. Hay tres tipos comunes de actos notariales:

• Reconocimientos: El firmante declara que la firma en el documento es suya, hecha voluntariamente, para documentos tales como escrituras de bienes raíces, poderes y fideicomisos.
• Jurats: Verifica que la documentación sea veraz, por lo general involucrando documentos asociados con los sistemas de justicia penal o civil.
• Copias certificadas: Incluye la certificación de la copia o reproducción de determinados papeles.

¿Cómo funciona un notario?

Al obtener un documento notariado, notarás que los notarios siguen un conjunto específico de pasos. Un notario te pedirá ver una identificación actual que tenga una foto, descripción física y firma. Un notario también registrará típicamente los detalles de la certificación notarial en un diario cronológico de actas notariales.

Si un documento no cumple alguno de los criterios, el notario se negará a validar, notarizar documentos onotarizar documentos para otras personas, si estás haciendo la diligencia para un tercero. El proceso se completa cuando el notario coloca su firma y el sello de su cargo en un certificado notarial.

¿Dónde puedo obtener un documento notariado?

Algunos lugares donde notarizar documentos pueden ser:

• Embajada de los Estados Unidos
• Tu banco
• Oficina del planificador financiero
• Oficina del abogado
• Empresa inmobiliaria
• Oficina del contador
• Oficina postal
• Tiendas de entrega de paquetes
• En línea o a través de una aplicación como Notarize

Este es solo un lugar para comenzar. También puedes encontrar un notario cercano con una búsqueda rápida en línea de un notario público en tu ciudad o pidiendo una referencia a colegas y vecinos. También hay notarios ambulantes que acudirán a tu ubicación para presenciar la firma de tu documento.

¿Qué debo llevar cuando me reúna con un notario?

Lleva lo siguiente cuando te reúnas con un notario:

• Un documento completo.
• Identificación aceptable (licencia de conducir, pasaporte, etc).
• Todos los demás firmantes.
• Pago por servicios notariales.

¿Cuánto cuesta notarizar un documento?

Según la Asociación Nacional de Notarios, la mayoría de los estados establecen una cantidad máxima que los notarios pueden cobrar por sus servicios. Las tarifas de un notario se encuentran entre $2 y $10 por servicios en persona, mientras que la certificación notarial remota en línea puede ser más costosa, ya que la mayoría de los estados cobran $25.

1. Los costos se encuentran entre $0.25 y $20 y suelen facturarse por firma o por persona.
2. En ciertos estados, los notarios pueden establecer sus propios honorarios.
3. Los cierres de hipotecas pueden costar más que otros papeles para certificar ante notario.

¿Qué documentos se pueden notariar?

Algunos de los más comunes son:

• Poder legal

Un documento legal que otorga a una persona (el agente o apoderado) el poder de actuar en nombre de otra persona (el principal) con respecto a la propiedad, las finanzas o la salud, según el alcance de los poderes otorgados.

• Pasaporte Consentimiento de los padres

El formulario DS-3053 se requiere cuando un padre o tutor que no tiene la custodia legal exclusiva solicita el pasaporte de un menor, ya que la regla general requiere la firma de ambos padres. El padre o tutor que no presenta la solicitud debe completar el formulario y certificarlo ante un notario a fin de dar su consentimiento para que el padre o tutor que solicita obtenga el pasaporte.

• Escritura de renuncia

Se utiliza para transferir cualquier propiedad que alguien (el otorgante) tenga sobre una propiedad a otra parte (el concesionario), sin proporcionar una garantía. El otorgante no garantiza que no existan otros reclamos sobre la propiedad. Esta es la razón principal por la que las escrituras de renuncia se utilizan principalmente para transferir propiedades entre miembros de la familia y cónyuges.

• Escritura de fideicomiso

Un documento en el que el prestatario transfiere el título legal de su propiedad a un fideicomisario que tiene la propiedad en fideicomiso como garantía del pago de la deuda al prestamista.

• Formulario de propiedad no reclamada

La propiedad no reclamada es dinero u otro activo que ha quedado inactivo y, en última instancia, se considera abandonado por su propietario.

• Solicitud de Duplicado de Título

Si tu título original se ha perdido, dañado o robado, y el propietario tiene que solicitar un reemplazo. Como ocurre con la mayoría de los documentos en esta lista, es un caso de estado por estado si esta solicitud debe ser notariada.

• Declaración jurada de falsificación

Una declaración que acredite que un documento se ha producido de manera fraudulenta utilizando una firma falsificada.

• Consentimiento de los padres para viajar

Este formulario se utiliza para cualquier menor que tenga permiso de sus padres o tutores legales para viajar a nivel nacional o internacional con otra persona, grupo u organización. Si bien la firma de uno de los padres suele ser suficiente, se sugiere que ambos padres o tutores legales firmen el formulario de consentimiento.

• Conceder escritura

Un documento legal utilizado para transferir la propiedad o bienes inmuebles. Quien otorga es la persona que cede la propiedad, y es importante que cada otorgante firme la escritura.

• Factura de venta

La factura de venta se usa más comúnmente cuando se transfiere la propiedad de automóviles, aeronaves, embarcaciones y bienes personales, como joyas u obras de arte.

• Confianza de vida

Este es un documento legal; también conocido como fideicomiso, que se crea en vida, donde una persona designada, es responsable de administrar los activos de tal individuo en beneficio del eventual beneficiario.

• Contrato

Un documento legalmente vinculante que reconoce y rige los derechos y deberes de las partes del acuerdo. Un contrato generalmente implica el intercambio de bienes, servicios, dinero o promesas de cualquiera de ellos. Si bien algunos estados y contratos no requieren notarización, puede ser muy beneficioso que el contrato sea notariado si surgen posibles disputas legales entre las partes.

• Acuerdo de Tutela Temporal

Un documento que entrega formalmente el cuidado de sus hijos a otro adulto por un período de tiempo específico.

• Autorización Médica para Menor

Documento legal que proporciona a alguien que no sea el padre o tutor legal derechos temporales para buscar y brindar atención médica y decisiones de atención médica en nombre de su hijo.