Nómina de pago: ¿cómo se realiza correctamente?

Al hablar sobre la nómina de pago nos referimos al valor neto o documentación que refleja el valor que debe ser pagado al empleado. Todas las empresas deben generar la conocida plantilla pago de nómina ante cada trabajador. De esta forma canalizar en término de porcentaje los impuestos a pagar y el saldo neto.

Conocer qué es nómina de pago es sencillo, pero es un instrumento financiero y de control ante cualquier ente empresarial. Todas las compañías deben manejar esta herramienta de control, ya que cada cierto tiempo debe ser presentado ante el gobierno de USA y el empleador.

¿Qué son nóminas de pago?

Una nómina de pago se define como aquel recibo físico o digital que es emitido por una empresa y es el responsable de acreditar un pago. Este recibo está constituido por diferentes cantidades dependiendo del trabajador y el sueldo que este maneja dentro de la empresa.

A ciencia cierta, se trata de un documento que constata que la empresa cumplió con abonar la respectiva remuneración a sus trabajadores. A su vez, este documento debe contener todos los pagos extras y los descuentos avalados por la ley.

Cuando se habla sobre descuentos certificados por la ley, se refiere a aquellos valores que se incluyen en un fondo público o privado para la futura jubilación. Antes de conocer la forma correcta de realizar una plantilla pago de nómina, es importante conocer sus partes principales, entre las cuales se encuentran:

• Encabezado:

Este apartado cuenta con la información principal, incluyendo la razón o nombre principal, el SSN y el domicilio de la empresa. Además, se incluye información pertinente del empleado como su nombre, SSN, categoría profesional, puesto ocupacional y tiempo en la organización.

• Devengos:

En esta área se establecen los pagos adicionales referidos por diversos conceptos. Estos se pueden dividir en dos tipos: Cotización por Seguro Social y los excluidos de cotización.

• Deducciones:

En este caso se descuenta un cierto porcentaje y corresponde a lo que el trabajador debe pagar en relación a los tributos. Aquí aplica el conocido IRS y el Seguro Social. Los impuestos pueden variar de acuerdo a si el trabajador es residente o no.

Una vez que se tenga de manera específica todos los datos de la nómina y se descuente los impuestos, se podrá determinar el ingreso líquido del trabajador. Las partes mencionadas anteriormente conforman la manera más básica de describir qué es nómina.

Funciones y características generales de una nómina de pago

Al hablar sobre qué es nómina nos centramos en definirla como un documento de carácter contable natural y con certificación legal. Este documento se canaliza como una factura de pago que refleja el salario base de una persona y del cual se deben hacer las deducciones y retenciones.

No solo se trata de deducciones y restas, a su vez, al monto base se le suman los complementos salariales los cuales dependen de:

• Antigüedad del empleado
• Formación profesional
• Rango ocupacional
• Riesgo laboral
• Bonificaciones
• Horas extras

Cuando se hace la suma de todos los ítems mencionados se obtendrá el resultado o salario bruto del trabajador. Esta nómina ampara todo lo relacionado con las deducciones correspondientes al Seguro Social de USA, prestaciones sociales y demás.

Importancia de la plantilla pago de nómina

Las nóminas de pago facilitan y minimizan a gran escala el proceso legal que implica el manejo de una empresa. A todas estas, es una razón más para disponer de documentos legales en tu empresa.

La utilización de nóminas en una empresa facilitará evidentemente los procesos de pago de impuestos y el papeleo incluido. Las nóminas son deducibles ante los impuestos, pero para ello es necesario el apoyo profesional para determinar bajo qué características es deducible.

La involucramiento de nóminas sin conocimiento o capacitación profesional puede ser todo un reto. Es por ello que es necesario contemplar las mejores manos profesionales para canalizar un prolijo proceso de pago.

Impuestos sobre la renta: Trabajadores extranjeros en USA

No es un secreto que gran parte de los trabajadores extranjeros en USA no poseen la legalidad que quisieran y eso complica más su estadía y desenvolvimiento. Actualmente, el IRS se USA maneja dos tipos de impuestos para los trabajadores extranjeros y se dividen en:

Extranjeros no residentes:

Un extranjero no residente es aquel que no posee legalidad de permanencia en el país. Para ser legal en el país el ciudadano debe contar con la conocida Green card.

Los extranjeros no residentes deben presentar el formulario 1040-NR ante el IRS en cada año tributario, específicamente el 15 de abril de cada año.  En caso que el ciudadano no pueda presentar el documento a tiempo debe presentar el formulario 4868 solicitando una prórroga.

Extranjeros residentes:

Como extranjero residente tiene la misma obligación como cualquier ciudadano nacido en el país. El extranjero residente debe declarar cualquier salario, dividendo e interés, además de cualquier ingreso proveniente de una regalía o alquiler.

El extranjero debe presentar el formulario 1040 o el 1040-SR. La fecha de vencimiento del pago es un año después al tiempo de declaración, específicamente un 15 de abril. Además, el residente legal puede pedir una prórroga a través del formulario 4868.

Como dato curioso, el extranjero residente debe declarar cualquier cantidad así sean devengadas dentro o fuera de USA. Las tasas impositivas y de impuestos están descritas ante los formularios mencionados.

En caso de necesitar información más específica sobre los créditos tributarios, deducciones, exenciones, formularios e ingresos tributables, se recomienda acceder al IRS.

¿Cómo se realiza la nómina de pago?

Para realizar la nómina de pago de cada trabajador es necesario conocer de antemano los tipos de nómina y de acuerdo a qué clasificación se basará. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Hacer determinación y estudio de las prestaciones y salarios
2. Estar al tanto de las políticas de pago manejadas
3. Conocer de antemano los calendarios de pago
4. Canalizar las posibles incidencias por parte de los empleados
5. Estudiar la posibilidad de considerar descuentos y bonificaciones
6. Hacer el cálculo de la nómina
7. Obtener los reportes por parte de las entidades externas, resaltando a los trabajadores.
8. Ejecutar los pagos y dar cierre a la nómina

Una vez son ejecutados los pagos y se ha dado por culminado el proceso ya no hay vuelta atrás, es decir, la nómina resulta ser inamovible.      Cuando se culmina el proceso solo quedará archivar el pago efectuado y canalizar las declaraciones al mes y las anuales.

Payroll y su beneficio en el área laboral estadounidense

El payroll se conoce como un área financiera de gran importancia en cualquier empresa. Este departamento se encarga de velar por la integridad financiera y compensación laboral de cualquier empleado. Comúnmente se conoce el payroll como la nómina de pago y es un documento de gran relevancia.

Para determinar su auge en el área empresarial es necesario conocer sus múltiples beneficios, entre los cuales se resaltan:

• Permite ahorrar tiempo y dinero
• Es capaz de evitar a toda costa los errores humanos
• Brinda automatización en los procesos
• Se encarga de forma automática de los cambios en los valores
• Borra los posibles errores de la nómina
• Garantiza mayor seguridad
• Conserva una planeación estratégica

En pocas palabras, es una herramienta sistemática financiera que permite hacer pagos puntuales y correctos. Evita cualquier error que pueda comprometer el estado financiero de la empresa, además de posibles violaciones a las leyes y problemas fiscales.

A decir verdad es un documento que permite encabezar un excelente ambiente laboral. Los trabajadores dependen de la nómina para canalizar sus necesidades y manejar con mayor precisión sus finanzas personales.

La nómina de pago en USA

No es un secreto que USA conserva un definido y complejo proceso de leyes. Actualmente cuenta con más de 15 departamentos y diversas agencias que son las encargadas de administrar las leyes.
Estas entidades gubernamentales se encargan de velar por el cumplimiento de las leyes y la provisión de los múltiples servicios gubernamentales. Todo lo relacionado con las nóminas de pago en USA se encuentran ancladas naturalmente al Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.

Este departamento es el encargado de contemplar las condiciones laborales, los sueldos y horarios generales de los trabajadores en todo el país. Además, controla los seguros relacionados con el desempleo, la reinserción laboral y diversas estadísticas económicas.

Hablando desde un punto de vista ejecutivo, existen múltiples agencias reguladoras entre las que se popularizan las siguientes:

1. La Comisión de Valores y Bolsa, conocida como la SEC
2. Comisión Federal de Comercio (FTC)
3. Administración de seguridad y Salud Ocupacional (DOL/  OSH)
4. Comisión para la igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)

Estos organismos mencionados en conjunto con otras entidades reguladoras son las encargadas de generar las reglas que deben cumplir los comercios y usuarios. Los miembros y jefes correspondientes a los organismos son elegidos por el presidente y auditado por el Senado de USA.

La junta directiva que encabeza la Reserva Federal es la responsable de definir las diversas políticas monetarias del país. Se encargan de fijar las tasas de intereses y consolidar la oferta de dinero. Este organismo es clave cuando se trata de la nómina de pago, tomando en cuenta el ingreso de la población trabajadora.

Las múltiples decisiones que determina la FED tienen efectos directos sobre el alcance de la economía en todo el país. A esto se le incluye la inflación, tasas de interés, generación de empleos y el fortalecimiento del comercio internacional.

¿Cuáles son los tipos de nómina?

Definir qué es la plantilla pago de nómina es sencillo, pero no podemos olvidar que la misma se puede dividir en diversos tipos. Cada tipología puede atender a funciones y objetivos diferentes, añadiendo que puede estar dirigida a un personal empleado específico.

La división más común en cuanto a los tipos de nómina de pago es a partir de la periodicidad de pago y el tipo de personal que la empresa contempla. Dicho eso, las nóminas se pueden clasificar de acuerdo a:

• Por semana: Hace referencia al pago semanal
• Catorcenal: Se refiere al pago tras un periodo de 14 días
• Quincenal: Esta nómina se calcula a partir de un plazo de 15 días
• Mensual: Esta se avala dentro de un periodo de 30 días, dependiendo de la duración del mes en curso.

Las nóminas también se pueden dividir de acuerdo a su información contenida y sus características:

1. Especial: Dispone de información que normalmente no se reconoce regularmente. Contiene objetivos extraordinarios que están relacionados con eventualidades especiales como bonos, gratificaciones y demás.
2. Confidencial: Ésta se reserva específicamente para trabajadores especiales de la compañía, como funcionarios, gerentes y directores.
3. Básica: En este caso la nómina contempla información regular, como sueldo e ingresos ordinarios. Mantiene datos de fácil acceso según la información que manejan los colaboradores.

Como dato curioso, la nómina confidencial conserva datos realmente privados y su acceso es netamente restringido. Los diferentes tipos de empresas pueden manejar múltiples tipos de nóminas e incluso implementar otros tipos que no han sido mencionados.

Entre otros tipos de nóminas poco utilizadas se pueden encontrar: Prorrateadas, con baja de enfermedad, por horas extras y demás.

¿Cuáles son los períodos de pago de la nómina?

Al mencionar los periodos de pago nos estamos refiriendo a un ítem que clasifica un tipo de nómina, es decir, la clasificación por periodo de cobro. Más allá de lo obvio, los periodos de pago de la nómina son los siguientes:

• Semanal
• Cada 14 días
• Cada 15 días
• Mensual
• Cada 10 días

El periodo de pago puede depender de la empresa. A nivel general, los empleados visualizan un mayor beneficio a los pagos quincenales, debido a que canalizan una mayor liquidez en sus cuentas bancarias. A su vez, pueden controlar su dinero de forma más amena.

Las fechas de pago que van desde los 15 hasta los 30 días suelen estar orientados a comercios como supermercados, tiendas básicas y cajeros automáticos.

Tomando en cuenta lo básico, la plantilla pago de nómina de acuerdo a su periodicidad de pago es la forma más idónea y sencilla de delimitar una nómina.