Forma 1099 NEC: ¿qué es y para qué sirve?

La forma 1099 NEC es uno de los muchos formularios que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) utiliza para conocer los aportes de los ciudadanos. Y considerando que mantenerse al tanto de todos los formularios que se deben llenar en Estados Unidos a veces parece un trabajo de nunca acabar. Conocer esta forma puede ser ideal

Por ello hoy te aclararemos el panorama, contándote todo lo que necesitas saber sobre la forma 1099 NEC y por qué es tan importante.

¿Que es la forma 1099 NEC?

La forma 1099 NEC es un formulario que se utiliza para reportar todo el dinero que fue pagado a personas que trabajaron para ciertas empresas por un tiempo determinado, pero no eran empleados. En pocas palabras, es un registro de los ingresos de los trabajadores independientes.

Este formulario pertenece al Servicio de Impuestos Internos (IRS) por lo que debe ser solicitado en este organismo, y presentado al mismo. A su vez, forma parte de la forma 1099 de esta entidad, que es un registro que una empresa o persona le realiza pagos a otro individuo.

Por lo tanto, existen muchos otros tipos de forma 1099. Como la forma 1099 MISC, que busca reportar un conjunto de ingresos que no encajan en otras categorías del 1099, pero forman parte de pagos y cobros específicos que tampoco son entre empleado y empleador, como los ingresos por premios o galardones.

La forma 1099 NEC entró en vigencia de nuevo en el año 2020, ya que desde 1982 había sido desplazada por el formulario 1099-MISC, a través del que las empresas reportaban los pagos de hasta 600$ o más, hechos a un no empleado en relación con su actividad comercial o negocio.

El IRS decidió volver a introducir el formulario 1099-NEC, porque tiene una única fecha límite de presentación para todos los pagos que se reportan en él.

Además, resulta mucho más específico que el 1099 MISC. Concretamente, la entidad gubernamental explica que, por lo general, las empresas o contratistas deben reportar los pagos que realizan a través del 1099 NEC, si cumplen con las siguientes condiciones:

• El pago se realizó a alguien que no es empleado.
• Si se realizó por servicios relacionados con la actividad comercial de la empresa.
• El pago se realizó a una persona, sociedad colectiva, patrimonio o sociedad anónima.
• El pago total, durante el año, fue de mínimo 600$.

Además, las empresas tendrán que presentar el Formulario 1099-NEC cuando le paguen a una persona, como mínimo, 10$ de regalías o si retuvo el impuesto federal sobre los ingresos, de acuerdo con las regalías de retención adicional de impuestos sobre intereses.

De esta manera, la compensación de no empleado puede incluir:

• Honorarios.
• Comisiones.
• Beneficios.
• Premios y recompensas por servicios prestados.
• Otras maneras de compensación por servicios prestados al negocio, por parte de un no empleado.

Entre otras características y actualizaciones de la forma 1099 NEC, podemos destacar:

El formulario solo debe reportar los pagos realizados, como compensación relacionada con una actividad comercial. Por ejemplo, los pagos por un servicio de contaduría por parte de un trabajador independiente.

Por lo general, la compensación registrada en el Recuadro 1 de la forma se reporta como ingresos por trabajo por cuenta propia, y lo más probable es que esté sujeta al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Asimismo, los pagos efectuados a personas que no se reportan en el 1099 NEC, normalmente se reportaron en el MISC.

Por otro lado, si aún te confunden un poco los pagos que debes incluir en el recuadro 1 del formulario, puede que la siguiente lista de pagos que debes reportar, publicada por el IRS, te pueda ayudar:

• Comisiones pagadas a vendedores que no son empleados, que deben devolverse, pero no se regresan durante el año.
• Honorarios por servicios profesionales de parte de trabajadores independientes, como abogados, contadores, arquitectos o sociedades anónimas.
• Honorarios pagados por un profesional a otro, como la división de las ganancias por una recomendación.
• Pagos de parte de abogados a testigos o peritos en un proceso legal.
• Pagos de servicios, incluyendo compensaciones por partes o materiales utilizados para prestar dichos servicios.

Y ¿Quién debe hacer la forma 1099 NEC?

Todos los trabajadores independientes que han recibido un pago por más de 600$ por trabajar para otras personas u organizaciones (pero no en calidad de empleado), recibirán la forma 1099 NEC de parte de la empresa, comerciante u otra persona que los contrate.

Por lo tanto, son las empresas, negocios o profesionales que contraten a un trabajador independiente o sociedad anónima, los responsables de emitir una forma 1099 NEC y hacerla.

En pocas palabras, es el pagador quien debe solicitar el formulario, llenarlo y enviarlo al IRS hasta el 31 de enero de cada año. Sin prórrogas automáticas de 30 días, a menos que la empresa cumpla ciertas condiciones de dificultad. También debe enviarlo al trabajador independiente, para que este esté consciente de ello.

Diferencia entre W-2 y 1099

La principal diferencia entre ambos formularios es que el 1099 se utiliza para reportar los pagos a trabajadores independientes o subcontratistas, mientras que el W-2 se usa para empleados.

Concretamente, los empleadores que retienen impuestos sobre la nómina emiten el formulario W-2 a sus empleados. Y los pagadores utilizan el 1099-NEC para reportar los pagos realizados a no empleados, personas o empresas, que les brindan servicios por más de 600$ al año.

En cuanto al límite de los 600$ al año, quiere decir que si una empresa pagó menos de 600$ a un trabajador independiente, durante el año fiscal, no necesitará presentar una forma 1099 NEC por ellos.

Por otro lado, si eres un trabajador independiente o contratista, tendrás que reportar todos tus ingresos. Incluso si ganaste menos de 600$ en un trabajo en específico y tu cliente nunca te envió el 1099 NEC.

¿Para qué es la forma 1099 NEC?

La forma 1099 NEC sirve para que el IRS pueda registrar todos los pagos, de 600$ o más, que un profesional, empresa o negocio le realice a un trabajador independiente o sociedad anónima.

Por lo general, es el pagador quien debe solicitar este formulario. Así como llenarlo y enviarle copias, tanto al trabajador independiente como al Servicio de Rentas Internas. Sin embargo, existen muchos otros tipos de forma 1099 que cumplen con otros propósitos.

Por ejemplo, la forma 1099-A sirve para reportar si un prestamista hipotecario canceló una parte o la totalidad de la deuda. Así como para registrar que una persona estuvo involucrada en la venta corta de un inmueble.

Mientras que la 1099- NIT es de gran utilidad para reportar si alguien ganó más de 10.000$ en intereses de un banco, correduria u otra institución financiera.

¿Cómo llenar la forma 1099 NEC?

Para llenar la forma 1099 NEC, lo primero que se debe hacer es recopilar la siguiente información de cada trabajador independiente al que se le pagaron 600$ o más durante el año:

• Nombre legal, tal cual aparece en su documento de identidad.
• Su dirección actual.
• La cantidad de dinero total que se le pagó durante el año fiscal.
• Su número de identificación de contribuyente, que probablemente sea su número de seguro social.

La manera más eficiente de adquirir toda esta información, es logrando que los trabajadores independientes llenen un formulario W-9, que, precisamente, sirve para que el trabajador proporcione información básica.

De hecho, enviar un W-9 a los trabajadores independientes debería ser una de las primeras tareas administrativas que realicen las empresas después de contratar los servicios de un agente ajeno a su compañía.

Por otro lado, también se recomienda revisar los registros contables. De esta manera, el pagador podrá confirmar los montos totales que se pagaron durante el año fiscal.

También es importante destacar que este formulario consta de 2 secciones, la copia A, que reporta la contratación de los servicios del trabajador independiente. Y la copia B, que debe ser enviada al contratista o trabajador, quien debe reportarla en su declaración de impuestos individual, sin necesidad de enviarla al Internal Revenue Service.

Ambas deben ser llenadas por la persona que contrató los servicios del trabajador independiente.

Una vez que tengas clara toda esta información, puedes proceder a llenar la forma 1099 NEC, siguiendo los siguientes pasos:

• Descarga el formulario desde la página oficial del IRS.
• Abre el formulario en tu laptop o computadora de escritorio.
• Introduce tus datos personales en la información del Pagador.
• Incluye la información recopilada anteriormente en la sección del Destinatario en tu formulario.
• Escribe los detalles de pago relevantes en la primera sección de la forma.
• Completa el resto de los campos con cuidado.
• Imprime el formulario y saca 3 copias. Una para ti, otra para la IRS y otra para el trabajador independiente.
• Guarda tu formulario y envía las copias a tu trabajador independiente y a la IRS antes de la fecha establecida.
• Dependiendo del estado donde se encuentre el negocio, se deberá presentar el formulario 1099 a la autoridad local.

Además, te recomendamos tener en cuenta los siguientes errores a evitar:

• Equivocarte de formulario, por ejemplo, elegir el MISC u otro tipo de forma 1099.
• No realizar las deducciones necesarias. Recuerda que, al contratar trabajadores independientes, los gastos deducibles son mayores y se puede utilizar este recurso al momento de llenar el formulario.
• No llevar un registro adecuado. Este error podría acarrear algunas multas o impuestos adicionales. Así que te recomendamos llevar un registro exacto de cada pago.

¿Cómo funciona la forma 1099 NEC?

Teniendo en cuenta todo lo explicado anteriormente, se podría decir que la forma 1099 NEC funciona a través de la colaboración del IRS, del pagador y del trabajador independiente.

Es decir, el IRS cumple al facilitar toda la información sobre esta forma, así como el formulario en sí, para que el pagador pueda descargarlo tranquilamente desde su hogar.

Mientras que, precisamente, el pagador cumple al llenar correctamente este formulario, incluyendo toda la información necesaria para registrar cada uno de los pagos, iguales o mayores a 600$, que realizó a trabajadores independientes durante el año fiscal.

Por supuesto, también debe cumplir al enviar una copia al IRS y al trabajador independiente.

Por último, el trabajador debe cumplir con recibir este formulario e incluir dichos pagos, así como también aquellos menores a 600$ en su declaración de impuestos.

De esta manera, el IRS podrá registrar todos los pagos dentro de la categoría NEC, destinada únicamente a los pagos de trabajadores independientes o servicios de compañías anónimas.

¿Qué beneficios tiene el 1099?

El 1099 es capaz de proporcionar muchos beneficios, tanto a los trabajadores como a los profesionales o empresas que contratan sus servicios.

Sin embargo, la principal ventaja es que este no retiene impuestos, por lo que los trabajadores independientes podrán recibir más dinero que los empleados. De hecho, durante la temporada de impuestos, estos pueden enumerar las deducciones y reclamar grandes reducciones, como la de uso comercial de la vivienda.

Los trabajadores independientes que se anoten en planes de jubilación para empresas pequeñas también contarán con la opción de destinar más dinero a sus bolsillos.

Por su parte, las empresas o profesionales que contraten los servicios pueden completar un formulario mucho más sencillo. Y tampoco tendrán que retener impuestos para el Seguro Social, Medicare ni por desempleo.

Con la forma 1099 NEC todos ganan.