Diferencia entre W2 y 1099: formularios del empleador

¿Es el W2 igual al 1099? Definitivamente no, porque cada uno de estos formularios indican una forma distinta de relación laboral. Por tanto, elegir uno o el otro es tan importante para el empleador como para el trabajador. Esto es teniendo en cuenta algunos beneficios y obligaciones que se enmarcarán en cada uno de los casos. Por eso vamos contarte la diferencia entre W2 y 1099.

Comparar W2 con 1099 es una de las tareas que se plantean los dueños de compañías, o sus departamentos contables, a la hora de contratar un nuevo trabajador. Valorando que estos formularios que se presentan en el IRS (Servicio de Impuestos Internos o Internal Revenue Service) definirán varios aspectos de la relación laboral.

Al momento de ingresar en un nuevo trabajo, se debe definir su carácter y la modalidad en que se desarrollará el empleo. Es un buen momento para conocer en qué marco se establecerá la relación con el empleador. Ya que ser un trabajador independiente, más allá de algunos beneficios, implica declaraciones impositivas y gastos a realizar desde el propio bolsillo.

Por eso, en este artículo describiremos los detalles más importantes en la diferencia entre W2 y 1099. Que será útil para un empleador al momento de presentar los formularios y con el objetivo de evitar sanciones o disconformidad por parte de los trabajadores. De la misma manera que para un empleado será necesario conocer, en definitiva, sus condiciones de contratación.

¿Cuál es la diferencia entre W2 y 1099?

Para profundizar en la diferencia entre W2 y 1099, se debe conocer antes que nada que en ambos casos se trata de formularios que deben presentar los empleadores ante el IRS. Por cada trabajador que realice tareas en la compañía, se debe realizar una declaración al menos una vez al año por medio de estas planillas.

No es el W2 igual al 1099. En el primer caso se trata de un formulario que se completa para empleados en relación de dependencia. Lo que sería una contratación “a la antigua”. Con horarios que el trabajador debe cumplimentar, la posibilidad de llevar uniformes, otorgar las herramientas de trabajo y posteriormente realizar las retenciones de los denominados impuestos al salario.

La principal diferencia entre W2 y 1099, es que este último está indicado para trabajadores independientes. Pueden ser contratistas o empleados que hayan sido contratados para proyectos concretos. En general, estos trabajadores dispondrán de sus propias herramientas, podrían tener empleos complementarios y su contrato es indefectiblemente de carácter temporal.

Muchas veces existe confusión al comparar el W2 con 1099. Especialmente a la hora de definir el contrato del nuevo trabajador y las declaraciones impositivas que se deben generar en cada caso. Pero lo más importante a la hora de establecer la relación laboral, es la valoración de la forma en que el empleado se desarrollará dentro de la compañía.

La comparación define entonces dos modalidades de trabajo:

• Empleado en relación de dependencia.
• Trabajador independiente o contratista.

Los empleados en relación de dependencia suelen ser contratados para cubrir una posición específica en la empresa. Incluso en la mayoría de los casos reemplaza a otro trabajador que se ha alejado de la compañía por algún motivo. Se establece un convenio jurídico, donde el empleado debe cumplir ciertas obligaciones y el empleador a cambio le ofrece un salario, herramientas, suministros y realiza retenciones que presenta en el IRS.

Los trabajadores independientes o contratistas prestan servicios de manera independiente. Son contratados para proyectos específicos o para cumplir una tarea de forma temporal. Suelen trabajar en varias compañías al mismo tiempo, gestionan su tiempo y eligen las propuestas de trabajo de acuerdo a sus intereses.

El IRS define para esto diferencias fundamentales:

• Tipo de relación laboral.
• Aspectos financieros.
• Modalidad de trabajo.

El tipo de relación se definirá en el contrato escrito que se realice al comenzar el trabajo. Si el empleado recibe beneficios como vacaciones, seguro médico y planes de jubilación especiales, seguramente se trate de una relación de dependencia, donde corresponderá el formulario W2. Esta modalidad se acentúa si es permanente y el trabajo que realice es clave para la compañía.

Los aspectos financieros se determinan mayormente por las retenciones impositivas. El empleador debe retener en a sus trabajadores en relación de dependencia los denominados impuestos al salario. Que se tratan de aportes al Estado y/o a los sindicatos, plan de jubilación, seguro médico y fondo de desempleo.

Cuando el trabajador es quien realiza su propia declaración impositiva, no cuenta con reembolso de gastos corrientes y lleva a cabo sus tareas con herramientas y suministros propios, seguramente se trate de un autónomo, contratista o empleado temporal. En este caso se deberá completar el formulario 1099.

La modalidad de trabajo se establecerá de acuerdo a los beneficios y obligaciones del empleador y empleado. Si este último debe cumplir un horario, llevar uniforme o desarrollar una metodología que sea característica de la compañía, seguramente estaremos ante la presencia de un W2. Al contrario de lo ocurre con aquellos que controlan su tiempo y trabajan bajo términos propios.

¿Cuál es mejor W2 o 1099?

No hay una opción que sea mejor que la otra. En la diferencia entre W2 y 1099 se debe priorizar el formato que tendrá la relación laboral de acuerdo a los parámetros descritos en el apartado anterior. Pero además, cada una de las modalidades implica distintas maneras de realizar las presentaciones y obligaciones disímiles para el empleador.

Para todos los trabajadores se debe presentar alguno de estos formularios, independientemente la cercanía que tengan con el empleador o dueño de la compañía. Esto es obligatorio para cualquier persona que gane más de 600 dólares al año. Es decir, prácticamente para todos los trabajadores del país.

Al comparar W2 con 1099, encontramos que el primero es asignado a trabajadores de relación permanente. Y es la modalidad clásica de contratación de nuevos trabajadores. Del salario bruto se realizan retenciones para el seguro, la jubilación y el fondo de desempleo. Estos montos deben ser indicados en el formulario W2.

Además, bajo esta condición, el trabajador podrá gozar de beneficios como un plan de jubilación privado (401k u otros), vacaciones, seguro médico y otros particulares que pueda ofrecer la compañía. Y existirá un compromiso de ambas partes, donde el empleador tendrá ciertas dificultades para despedir al trabajador sin justa causa.

Como diferencia entre W2 y el 1099, en este último caso el empleado será el encargado de realizar su propia declaración impositiva. El empleador presentará el formulario 1099 donde no se incluyen retenciones, y más allá de los datos personales del trabajador, sólo se indica el monto total que se ha cobrado.

Si bien de esta forma el contratista recibirá una suma superior al momento del cobro, deberá optar personalmente por un plan de jubilación de su preferencia y cubrir con su dinero el plan de salud. De la misma manera, la relación laboral se mantendrá durante el tiempo que dure el contrato y se podrá renovar o no, según la consideración del empleador.

¿En qué caso es preferible el W2?

Si la relación laboral se enmarca en los parámetros mencionados para el formulario W2, es exigible que la presentación se realice bajo esta perspectiva. Esto es de vital importancia para el empleador, que debe acordar la situación con el trabajador. Este último podría denunciar una inconsistencia en la forma de contratación o incluso podrían surgir inconvenientes frente a una inspección.

El empleador podría sufrir duras sanciones ante la aparición de una contratación deficiente. Tomando en cuenta que durante el período de trabajo se realizan varias retenciones que se podrían requerir de manera retroactiva, generando una deuda importante ante el gobierno. También se podría solicitar la cobertura de horas extras y el saldo exigible hasta alcanzar el salario mínimo.

La diferencia entre W2 y 1099 se enmarca principalmente en el modelo de beneficios y obligaciones de empleador y empleado. Por esto se debe elegir conscientemente la forma correcta para realizar la presentación ante el IRS, que evite multas y sanciones. Especialmente la generación de importantes pérdidas por pagos retroactivos.

Los empleados que se incorporan bajo esta modalidad, suelen generar una relación de pertenencia con la compañía. Lo que implica una instancia de identificación con su misión y valores. La defensa de sus acciones y la sensación de seguridad que implican ingresos fijos por un tiempo prolongado. Esto permite que los trabajadores deseen permanecer en sus tareas y estén a disposición en épocas de alta demanda.

Las compañías tienen mayor control sobre sus empleados bajo este formato. Definiendo los horarios, metodología, herramientas y tiempo para cada actividad. Incluso un “trabajador W2” puede ser reasignado a tareas que sean urgentes o necesarias, concentrando la atención en una rutina de producción regular satisfactoria.

¿Para qué es mejor el 1099?

El formulario 1099 es la mejor opción para la contratación de personal al momento de tener que reforzar la plantilla por un aumento en la demanda, o ante la generación de proyectos concretos que requieran trabajadores externos. Es una modalidad que permite mejorar las expectativas de producción o completar el plantel de empleados ante una licencia prolongada.

Los trabajadores independientes ostentan mayor capacitación y formación para las tareas que realizan. Suelen ser especialistas en su campo y adoptan las condiciones otorgadas con un mínimo entrenamiento. Además, están acostumbrados a gestionar su tiempo, por lo que operan a mayor velocidad y suelen cumplir con los plazos estimados.

Por otro lado, minimizan las tareas administrativas o contables en el tratamiento del personal. Ya que no es necesario establecer retenciones en su salario ni programar vacaciones o beneficios especiales. A su vez, las compañías tendrán mayor facilidad para romper un contrato si los resultados no son los esperados.

En la actualidad, se da una fundamental diferencia entre W2 y 1099 en el trabajo remoto. Bajo este formato de trabajo, es posible contratar colaboradores sumamente capacitados en cualquier parte del mundo. El contrato puede ser temporal y funcionar en clave “por proyecto”. Así la empresa limita su responsabilidad contractual y procede de acuerdo a los resultados obtenidos.

Existen distintos tipos de formularios 1099 que pueden descargarse de la página web del IRS o incluso es posible presentarlos en línea. Los más comunes son los formularios 1099-NEC y 1099 MISC. El primero se utiliza para la percepción de ingresos como trabajador independiente y el MISC (de miscelánea) se presentará para pagos como rentas, regalías, premios, etc.

Ya hemos visto que no es el W2 igual al 1099, ya que se trata de formularios distintos. Pero en ambos casos las presentaciones son obligatorias y deben realizarse al menos una vez, a principios de cada año. Al comparar W2 con 1099, encontramos que la mayor diferencia se encuentra en la forma de la relación laboral, que deberá ser definida por el empleador en acuerdo con el empleado.