¿Cómo llenar un recibo de pago y por qué hacerlo?
Escrito por Dariana Echeto - 26 de abril de 2022
Un recibo de pago, es un documento emitido por una empresa a su cliente cuando ha recibido un pago por algún servicio. Pero, ¿cómo llenar un recibo de pago?
¿Cómo hacer un recibo de pago?
Los recibos de pago deben emitirse cada vez que se realiza un pago en una venta, incluso si se trata de un depósito o pago parcial. Los recibos de pago le informan al cliente que ha recibido el pago y si hay algún saldo adeudado.
Cómo llenar un recibo de pago:
No existen requisitos formales para los recibos de pago. No obstante, te recomendamos incluir la siguiente información en tu plantilla de recibo de pago:
- La etiqueta «Recibo de pago»
- Nombre comercial y datos de contacto
- El número de factura original
- La fecha de pago
- La cantidad pagada
- Cualquier saldo restante adeudado
Si la factura se pagó en su totalidad y no se adeuda ningún saldo adicional, sería conveniente indicar claramente «Factura pagada» en el recibo para evitar malentendidos. También puedes considerar personalizar tus recibos de pago con tu logotipo para agregar un poco de color y comercializar tu negocio.
Un recibo de pago es un documento que da los detalles y proporciona prueba de una transacción financiera. Esencialmente, es ese papel (o correo electrónico en estos días) confirma que el vendedor recibió su dinero por el producto/servicio.
Es un documento tan común que se usa un sinfín de veces al día, que a menudo se hace de forma incorrecta. Entonces, ¿cómo llenar un recibo de pago?
Escuchas la palabra «recibo» todos los días ¿Qué significa realmente?
Los recibos se emiten en muchos escenarios para garantizar que haya un registro escrito de lo que ha ocurrido.
Con mucho, la forma más común de recibos son los de ventas. Los recibos describen una descripción detallada de una venta, o un pago que se ha recibido, contienen detalles como la fecha de la transacción, el precio del producto/servicio, el monto pagado, qué producto/servicio se compró , la cantidad y el nombre de la empresa y del cliente.
Hay muchos propósitos para esa parte importante de la caja registradora que siempre parece perderse el día antes de la garantía de devolución de 14 días.
En primer lugar, sirve como registro contable de la empresa que suministró un producto. Además, permite que el cliente tenga constancia escrita de la transacción en caso que tenga que reclamar con respecto a los artículos que está comprando.
Los recibos de pago son más relevantes para el consumidor y menos para el negocio, sin embargo, es una parte fundamental de una transacción y necesitarás saber cómo crearla sin cometer errores.
Aunque la mayoría de los recibos son simplemente un registro en blanco y negro, es posible personalizarlos, lo cual es más fácil al tener las herramientas que vienen con un buen sistema en línea.
¿Para qué sirve un recibo de pago?
Los recibos de pago en efectivo son documentos útiles tanto para el comprador como para el vendedor. Los compradores pueden ver dónde se encuentran con el pago, viendo un registro claro de lo que han pagado.
Los vendedores pueden verificar la fecha y otros detalles de una compra, utilizando esta información para crear estados financieros más detallados más adelante. En el caso de pagos parciales, los recibos también son útiles, ya que sirven como recordatorio de los saldos pendientes.
- Recibo de pago versus aviso de pago: Un recibo de pago difiere de una nota de aviso de pago, que se envía de un cliente a una empresa. Las notas de aviso de pago muestran que se pagó una factura, lo que ayuda cuando se comparan los pagos con las facturas en los estados financieros.
- Recibo de pago versus recibo de venta: Los recibos de venta son como los recibos de pago, pero a menudo brindan detalles adicionales sobre la venta. Mientras que un recibo de pago es un documento simple que le da al cliente una prueba que pagó por bienes y servicios, los recibos de ventas tienen un alcance más cercano a una factura. Los recibos de pago brindan detalles básicos sobre la venta, mientras que los recibos de venta son mucho más detallados con información sobre impuestos, métodos de pago y la fecha y hora de la venta.
¿Cómo llenar un recibo?
Si decides que deseas crear tu propio recibo de pago, deberás incluir lo siguiente;
- Para evitar cualquier posible confusión, indica claramente «Recibo de pago» en algún lugar del documento.
- Incluye el nombre de tu empresa y tu información fiscal y, si es posible, incluye el nombre de la persona que emite el recibo.
- La fecha de la transacción.
- Numera el documento para que puedas rastrear la transacción por el número del recibo emitido.
- Incluye los detalles de los datos del beneficiario (datos bancarios, etc., encriptados, por supuesto)
- La cantidad de los productos/servicios vendidos.
- La descripción del producto/servicio que se vende.
- Si es posible, incluye el nombre y la firma del destinatario.
Independientemente de cómo elijas diseñar tus recibos, siempre deben ser consistentes. No comiences a eliminar o agregar campos, configura tu plantilla y mantenla para evitar confusiones o dolores de cabeza para ti o tu cliente. Lo último que deseas es que tus recibos se vuelven nulos y sin efecto.
¿Cómo debe ser el recibo de pago?
Si realizas una simple búsqueda en Google sobre cómo llenar un recibo de pago, encontrarás cientos de plantillas de recibos, es un documento muy simple y no debería tomar mucho trabajo crearlo, puedes dirigirte a tu procesador de textos más accesible para crear el documento de tus sueños.
¿Cómo hacer un recibo de cobro?
Una plantilla de cobro es un formulario fácil de usar que permite a las empresas, incluidos los propietarios, crear recibos rápidamente. Una plantilla de cobro documenta la fecha, el monto pagado, el motivo del pago y quién realizó el pago.
¿Qué es una plantilla de cobro?
Una plantilla de cobro se utiliza para crear varios recibos para diferentes necesidades. Esto podría incluir recibos de ventas de un negocio, recibos de alquiler, recibos generales de cualquier tipo de venta o un recibo detallado.
Podría ser utilizado para productos o servicios. Se debe dar un recibo a alguien como registro de tu compra. Los recibos son una parte importante del mantenimiento de registros para una pequeña empresa.
Un recibo debe incluir información sobre la compra o el pago, incluida la fecha y la hora en que ocurrió, los artículos que se incluyeron en la venta o el motivo por el cual se realizó el pago, los precios de los artículos individuales, la cantidad de artículos e información de identificación sobre el vendedor.
Algunas partes facturan a sus partes mediante factura y sellan las facturas como «PAGADO» como alternativa a proporcionar un recibo por separado.
¿Por qué usar una plantilla de recibo de alquiler?
Los recibos de alquiler son importantes en muchos contextos, pero especialmente en una relación propietario-inquilino. En una relación propietario-inquilino, es importante proporcionar la mayor cantidad de documentación posible para proteger a ambas partes de posibles problemas legales más adelante.
Una vez que se firma el contrato de arrendamiento y el arrendamiento está en marcha, una pieza crucial de la documentación es un recibo de alquiler completado por el propietario.
Siempre que surja una disputa legal con respecto a la tenencia o el pago, el recibo de la renta es de suma importancia. En algunos casos, cuando el alquiler se pagó en efectivo o giro postal, es la única prueba que se cumplieron las disposiciones del contrato de arrendamiento.
Una plantilla de recibo de alquiler proporciona un registro escrito o electrónico del pago del alquiler del inquilino cada vez que se realiza un pago. Si no lo proporciona el propietario, el inquilino debe solicitar uno. Es importante que el inquilino solicite un recibo porque lo protege si el propietario reclama que no se realizó el pago de la renta.
Tipos de recibos comunes
Al realizar una compra importante o entregar dinero por casi cualquier motivo, es una decisión inteligente pedir un recibo. Simplemente tiene sentido tener un registro que muestre para qué se entregó el dinero, a quién y cuándo.
Recibo de renta
Un recibo de alquiler contiene una lista con el nombre de la persona que paga, la dirección de la propiedad, el monto del alquiler, cómo se pagó (como un giro postal) y cuándo se pagó. Debe estar firmado por el arrendador o su agente. Tanto el arrendatario como el arrendador deben conservar una copia del recibo de alquiler.
Dinero en efectivo
Una plantilla de recibo de efectivo se utiliza al final de una venta. Utiliza información de la venta y actúa como comprobante de pago. Por lo general, incluye el nombre y la dirección de la empresa, el nombre del cliente (y, a veces, su dirección), la fecha de la venta, una descripción de lo que se vendió y el monto pagado por el artículo.
También puede incluir un método de pago (como pago en efectivo, tarjeta de débito o cheque) y sirve como constancia de recibo de dinero.
Carta de donación/agradecimiento
Una plantilla de recibo de donación o carta de agradecimiento debe incluir el nombre de la organización que recibió la donación, el nombre del donante, la cantidad donada y cuándo se recibió el dinero.
Es un buen toque agregar cómo se usará el dinero. Por ejemplo, un programa para proporcionar instrumentos musicales a estudiantes de primaria.
Hoja de embalaje
Aunque una plantilla de embalaje no es necesariamente un recibo, contiene muchos de los mismos elementos y aún puede actuar como prueba de compra o propiedad. Una de las principales diferencias entre un recibo y una hoja de embalaje es que un albarán tiene el encabezado «Albarán».
Espacio en blanco
Cualquier empresa puede utilizar una plantilla de recibo en blanco para crear su propia plantilla de recibo de pago. Incluye los mismos componentes básicos de identificación de las partes, el monto pagado, cómo se paga y nota de pago.
Modelos de recibo
No hay un formato único que deba usar para un recibo de pago, sin embargo, este formulario generalmente incluirá un resumen de la información básica sobre la venta. Esto debería incluir cosas como:
- El nombre del vendedor
- Un número de factura o transacción
- Fecha del pago
- Cantidad recibida
- Monto aún adeudado
También debe estar claramente marcado como un «recibo de pago» en la parte superior del documento que indique que la factura se pagó en su totalidad, si corresponde.
Ejemplos de recibo de pago:
Si juntas todas estas piezas, ¿cómo se ve un recibo de pago? Aquí hay un ejemplo:
Imagina que Julls Party vendió $60 en globos de helio a una Mary Events. El recibo de pago podría verse así:
| RECIBO DE PAGO | NÚMERO DE RECIBO: 42 |
|---|---|
| PAGADO POR: Mary Events | PAGADO A: Julls Party |
| DESCRIPCIÓN: Globos de Helio | IMPORTE: 15 a 4$/pieza |
| SUBTOTAL: $60 | |
| TAX: N/A | |
| TOTAL: $60 | |
| Fecha: 14/04/2022 | RECIBIDO POR: Julls Party |
Ejemplo con saldo pendiente:
| RECIBO DE PAGO | NÚMERO DE RECIBO: 42 |
|---|---|
| PAGADO POR: Mary Events | PAGADO A: Julls Party |
| DESCRIPCIÓN: Globos de Helio | IMPORTE: 15 a 4$/pieza |
| SUBTOTAL: $60 | |
| TAX: N/A | |
| TOTAL: $60 | |
| CANTIDAD PAGADA: $50 | |
| SALDO PENDIENTE DEBIDO: $10 | |
| Fecha: 14/04/2022 | RECIBIDO POR: Julls Party |