¿Cómo hacer una factura?: la guía para principiantes

Si eres un trabajador independiente, e incluso un emprendedor, es posible que te interese crear facturas. Esto te ayuda a simplificar tus cuentas por cobrar, y al mismo tiempo le da seguridad al cliente por la transacción. Ahora, ¿sabes cómo hacer una factura profesional?

Si aún no sabes crear una, debes entender lo que es una factura, sus elementos, los aspectos legales y, sobre todo, su formato. Aprender a hacer una factura no solo te ayuda a recibir el pago a tiempo, sino que también te ayuda a mantener registros de tus transacciones financieras.

Por otro lado, el mundo ha cambiado, la tecnología y el mundo virtual son los protagonistas. Por ello, es importante adaptarse a estos nuevos tiempos. Si aún utilizas las facturas tradicionales, en hojas de papel, debes saber que la factura digital es la mejor opción.

Descubre cómo hacer una factura electrónica en pocos pasos, junto a cómo llenar una factura electrónica. Así vas a realizar transacciones seguras, y recibir tu dinero sin inconvenientes.

¿Qué es una factura?

Ahora, ¿qué es una factura? En pocas palabras, es una lista detallada que registra los productos o servicios proporcionados a tus clientes. También, aparece el monto total adeudado y el método de pago para cancelar esos artículos o servicios.

En la actualidad, se pueden enviar facturas electrónicas o facturas en papel. Sin embargo, para efectos fiscales, y legales, la factura electrónica es la mejor opción.

Más adelante vas a saber cómo llenar una factura electrónica. Por otro lado, las facturas se pueden pagar en un solo pago o en cuotas.

Entonces, ¿qué es exactamente una factura? Desde un concepto más formal, una factura es un documento legal emitido por un vendedor a un comprador. Detalla los detalles de una transacción, indicando los productos proporcionados o los servicios prestados, junto al precio.

La Real Academia Española la define como “Cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago”.

Una factura también incluirá información sobre cuándo vence un pago (las condiciones de pago) y cómo se pueden realizar los pagos (los métodos de pago disponibles).

Emitir una factura es el primer paso que dará un vendedor para cobrar el pago. Las facturas establecen una obligación por parte del comprador de pagar a su proveedor y sirven como prueba de la deuda.

¿Por qué son tan importantes las facturas?

Si no existieran facturas, las empresas y autónomos tendrían muchas más dificultades para obtener los pagos de los consumidores y recibirlos en el tiempo acordado.

Las facturas también funcionan como registros de trabajo para el cliente, y este registro puede ser útil para la contabilidad propia. Asimismo, sirve para renegociar los términos y condiciones con un cliente.

Por otro lado, si te enfrentas a una auditoría del IRS, las facturas avalan las transacciones que has realizado en el último periodo gravable.

Tus clientes se benefician de las facturas para el mantenimiento de registros y llevar la contabilidad. Además, con una factura se puede devolver el producto en caso de un defecto. En pocas palabras, una factura avala la compra y venta de un producto.

Razones para emitir facturas

¿Conoces las razones para emitir una factura? Pues bien, las facturas se emiten comúnmente cuando las transacciones se pagan a crédito (lo que significa que el pago vence en una fecha posterior). Cuando las empresas toman la decisión de ofrecer condiciones de crédito, se arriesgan al permitir que se difiera el pago.

La emisión de facturas no solo le facilita a las empresas a establecer una solicitud de pago, sino que también puede ayudar con lo siguiente:

1. Protección jurídica

Las facturas no son prueba legal de un compromiso realizado entre el vendedor y el comprador. Dejan vacíos y, por lo tanto, son propensos a la manipulación. Sin embargo, siguen siendo útiles para proteger a las empresas de demandas fraudulentas.

Además, fomentan los pagos en la fecha establecida.

2. Seguimiento de pagos

Las facturas ayudan tanto al vendedor como al comprador a realizar un seguimiento de los pagos y las obligaciones financieras. A pesar de eso, cuando aumenta la cantidad de facturas, hacer un seguimiento del estado de cada una puede ser abrumador.

Sin un seguimiento adecuado, los pagos se pueden retrasar. Esto significa que los empleados de ventas tendrían que dedicar tiempo a enviar múltiples correos electrónicos. Asimismo, enviar cartas de reclamación y llamar a los clientes directamente para confirmar el estado de las facturas.

Existen software de facturación en línea que son excelentes soluciones para solucionar este tipo de inconvenientes. Los portales de facturación informan a los clientes sobre los pagos adeudados en tiempo real.

3. Mantenimiento de registros

Las facturas ofrecen una prueba que hubo una transacción. También, garantizan un registro de auditoría transparente tanto para vendedores como para compradores.

Las facturas ayudan a que cualquiera de las partes pueda confirmar cuándo se vendieron los productos o servicios, quién los compró y a quién se los vendieron.

Los registros de auditoría transparentes son importantes para los equipos de finanzas, en especial cuando se realiza una declaración de impuestos. Tener un registro de todas las facturas emitidas y cobradas facilita el reporte del efectivo.

Un software de facturación optimizado puede ayudarte a mantener un registro de todas tus facturas. A continuación, conocerás cómo hacer una factura.

¿Cómo hacer una factura por primera vez?

Ahora, ¿cómo hacer una factura por primera vez? Una cosa es saber lo que debes incluir en tu factura, y otra es presentar la información de una manera entendible para los clientes.

Además, es importante una buena redacción, y estética a la hora de crear facturas. No querrás crear desconfianza en tus consumidores. Imagina pagar una factura llena de errores ortográficos, una letra más grande que las demás, y subrayados inentendibles. ¡Es una locura! ¿No?

Si quieres crear facturas entendibles, y legal, entonces préstale atención a los siguientes pasos:

1. Agrega un encabezado

Tu factura debe comenzar con un encabezado que incluya lo siguiente:

• Fecha de expedición de la factura.
• Información de contacto de la empresa o autónomo (lado izquierdo de la hoja).
• Información de contacto del cliente (lado derecho).

2. Designar un número de factura e identificador único

Si la factura que estás enviando es la primera para un cliente, puedes incluir «Factura #000001» en el encabezado.

Nota: los ceros adicionales en el número evitan cambios de espacio si llega a miles de facturas.

Además, tienes la opción de establecer un identificador relacionado con el período de servicio. Por ejemplo, «Factura #2022P1» o «Factura #MAY2022».

3. Inserta tu tabla de detalles

El centro de tu factura es la tabla detallada de servicios y precios. Aquí vas a enumerar cada artículo y su respectiva cantidad. También debes agregar la tarifa por unidad (que puede ser un precio por artículo o una tarifa por hora), junto al costo total.

En la parte inferior derecha de la tabla, vas a agregar el costo de cada artículo digitado, y registras la suma como el valor total de la factura. Asegúrate de algo: el valor total debe estar en negrita, e incluirlo en otro lugar como el total adeudado con una fuente de letra grande y legible. En algunos casos, también te va a tocar cobrar impuestos.

En tu tabla de detalles también puedes incluir la fecha o el horario en que se brindó cada línea y especificar en qué consiste el servicio indicado. Si lo haces, puedes ayudar a que tu trabajo y los precios sean más transparentes para tu cliente y así fomentas un pago más rápido.

También facilitamos el pago al incluir más de una tabla detallada. Por ejemplo, si brindas servicios al cliente dentro de tu oficina y fuera del sitio, puedes crear una tabla detallada para cada ubicación.

4. Agregar notas al pie

A menudo, las facturas son listas de servicios, cantidades y precios que se explican por sí mismas, pero a veces no pueden mostrar la información completa.

Por ejemplo, es posible que no se evidencie tan fácil la aplicación de un descuento a una de las líneas que salen en la factura. Para aclarar el descuento o promoción, lo recomendable es colocar una nota explicativa en el pie de página.

De esta manera, tu cliente sabrá que las facturas futuras pueden mostrar tarifas más altas por el mismo trabajo. Si tu factura no requiere notas aclaratorias al pie de página, tienes la opción de agregar una nota de agradecimiento. Mostrar gratitud te da una buena imagen en los clientes.

Entonces, ¿cómo hacer una factura? Préstale atención a este resumen:

1. Comienza con un encabezado.
2. Realiza un identificador de factura único.
3. Completa tu tabla detallada, incluyendo los productos y servicios.
4. Deja notas al pie según sea necesario.

Plantillas y generadores de facturas

Ahora que sabes cómo hacer una factura, puedes comenzar a crear la tuya utilizando una plantilla o un generador. A continuación, se presentan cinco opciones:

• Invoice Home ofrece 100 plantillas de facturas diferentes que van desde diseños estándar hasta opciones con apariencias más llamativas.
• Invoice Simple ofrece tres plantillas de factura que puede descargar como Word, Excel u otros archivos personalizables.
• Hablando de Word y Excel, Microsoft ofrece docenas de sus propias plantillas descargables para ambos programas.
• FreshBooks ofrece varias plantillas en opciones de Word, Excel, PDF o G Suite.
• Canva tiene cientos de plantillas de facturas ampliamente personalizables que equilibran información clara con diseños modernos.
• PayPal cuenta con una pasarela de pago, donde es posible crear facturas sin ningún inconveniente. Esto solo aplica para cuentas de PayPal empresariales o business.

Otras aplicaciones que generan facturas, y permiten saber cómo llenar una factura electrónica:

• Shopify
• Quipu
• Adobe
• Freshbooks
• Zoho Invoice
• Wave
• Avaza

Una vez que hayas elegido tu plantilla, simplemente sigue los pasos anteriores para crear facturas que los clientes no solo entenderán, sino que también pagarán.

¿Cómo hacer una factura de cobro?

Ahora, ¿cómo hacer una factura de cobro? En primer lugar, una factura de cobre es un documento que generan las personas no obligadas a realizar facturas, con el fin de demostrar sus transacciones comerciales.

Una factura de cobro tiene diferencias con una de venta. Aunque parezcan casi iguales, en realidad no lo son.

• Una factura de cobro tiene una fecha de pago límite.
• Describe los ítems que se cobran, pero de una forma más profunda.
• Su pago puede ser a futuro, o más bien, a mediano y corto plazo.
• Se utiliza en la prestación de servicios.

¿Cómo hacer una factura de venta?

Entonces, ¿cómo hacer una factura de venta? La respuesta es sencilla. Si le prestaste atención a la sección titulada “¿Cómo hacer una factura por primera vez?, entonces debes saber la manera de crear facturas de venta.

Eso sí, una factura de venta respalda la compra y venta de productos o servicios. Además, se caracteriza por colocar en una lista productos, junto a sus precios. Una factura de este tipo se genera al momento de efectuarse la transacción.

¿Cuántos tipos de facturas hay?

Existen muchos tipos de facturas. Cada una tiene un propósito, y se usa para determinadas circunstancias. Las más comunes son las presentadas a continuación:

• Vencida
• De cotización
• De progreso
• Recurrente
• De crédito y débito
• Electrónica

Saber cómo hacer una factura, te ayudará a obtener mejores ingresos, a llevar la contabilidad correctamente y, sobre todo, a crear confianza entre los clientes y tú. Diseñar una factura no es nada del otro mundo.