¿Cómo hacer un payroll?: finanzas ordenadas

Conoce los detalles sobre cómo hacer un payroll para mantener las finanzas ordenadas y conservar una nómina de empleados organizada. Aquellas personas que se deciden a realizar un emprendimiento propio, con empleados, declaraciones impositivas y riesgos financieros, tienen una gran cantidad de temas para tomar en cuenta de modo tal que puedan conservar un negocio rentable y mantener un buen nivel de ingresos. Para esto es muy importante mantener un orden en las cuentas.

El pago a empleados es una de las tareas fundamentales que debe realizar un emprendedor. De allí resulta la satisfacción de los colaboradores, pero también la forma de llevarlo a cabo es clave para evitar pérdidas innecesarias. Los errores reiterados pueden acabar generando multas e imposiciones de entes gubernamentales que terminan impactando en el nivel de rentabilidad.

La nomina en Estados Unidos se organiza alrededor del sistema payroll. Y es bastante distinto a la forma en que se liquidan los haberes en casi toda Latinoamérica. En este artículo pretendemos brindar todos los detalles sobre cómo hacer un payroll de forma tal que pueda llevarlo a cabo de manera independiente o bien entender en toda su complejidad el procedimiento que realizan los contadores.

Qué es payroll en USA

El payroll es básicamente la nómina de sueldos de los colaboradores. Es un sistema administrativo que se utiliza para organizar los pagos a empleados, incluyendo los montos de salarios, registro de los pagos, deducciones y cargas impositivas. El proceso del payroll incluye la programación de los cobros, ya sean por cheques girados o por transferencia bancaria.

Este sistema se puede realizar en forma manual o a través de programas contables. Hay quienes lo realizan utilizando papel y lápiz, aunque por supuesto para quienes deseen llevarlo a cabo manualmente es recomendable utilizar una planilla de datos, a través de programas como Excel de Microsoft o similares.

Se pueden conseguir plantillas pre-diseñadas para realizar esta nómina en Estados Unidos. Para quienes se animen a utilizar programas contables, se debe considerar que tienen cierta complejidad aunque por supuesto se puede aprender a implementarlos y hacer más sencilla la tarea contable en forma autónoma.

Por supuesto, la opción más sencilla, pero también la más costosa, es contratar a un estudio contable que pueda realizar algunas tareas administrativas y, entre ellas, organizar los pagos a empleados. Vale tener en cuenta que los errores u omisiones que se desprendan del payroll pueden ocasionar multas y sanciones al empleador.

Los principales beneficios de adoptar el sistema payroll son:

• Organiza el pago a empleados.
• Se expresan más claramente, para control interno y del empleado, los montos de pagos y las retenciones percibidas.
• Permite detallar las horas de trabajo en la empresa.
• Identifica de manera sencilla las cargas impositivas lo que facilita las presentaciones tributarias.
• Puede ayudar a obtener deducciones en los impuestos y es posible utilizarlo para solicitar apoyos económicos en entidades del estado.
• Las retenciones se calculan en forma correcta y exacta.
• Es una forma que el empleado y el empleador pueden encontrar para certificar los pagos y la relación laboral.
• Disminuye drásticamente las probabilidades de errores u omisiones.
• Optimiza el tiempo que requiere el pago a empleados.

Tomando en cuenta la cantidad y variedad de beneficios que se identifican en la adopción de este sistema, que es el que utilizan casi todas las empresas con nómina en Estados Unidos, es claro que su inclusión es auspiciosa. Encontraremos que una vez por mes los sectores de recursos humanos “hacen payroll” como forma de expresar que están trabajando en este procedimiento.

Cómo funciona el sistema de payroll

Para utilizar el sistema payroll se contarán con algunos requerimientos como:

• Tener un número de EIN (Identificación como empleador del IRS) y el Tax ID local (número de identificación comercial que se relaciona con la localidad o estado donde se ubica el negocio).
• Formularios W-4, I-9, 1099 o la planilla W-2 de los trabajadores que deben solicitar en el IRS.
• Determinar las fechas de pago de payroll.
• Calcular los salarios brutos y luego los netos a abonar.
• Expresar claramente los allowances, las deducciones y las retenciones.
• Generar un sistema de ajuste que permita identificar errores.

El EIN es el número de identificación del empleador que determina el IRS y es uno de los requisitos imprescindibles para poder incluir colaboradores en un emprendimiento. Se puede tramitar en forma online, por teléfono, por fax y por correo. Se recibe de manera instantánea a través de la página web oficial, mientras que por los medios restantes puede demorar hasta 4 días.

El Tax ID es un número personal del contribuyente que también otorga el Servicio de Rentas Internas y aplica de acuerdo a la localidad o estado en donde se encuentre establecida la empresa. Esto hace referencia a que en cada región son distintos los impuestos que se deben incluir o declarar por la legislación estatal vigente.

La planilla W-4 es un formulario que se tramita en el IRS y en donde quedan expresadas las retenciones que se realizan al empleado por el pago de impuestos federales. Cada vez que ingresa un nuevo colaborador, debe completar esta planilla para identificar su situación tributaria y poder retener los montos correspondientes a sus impuestos.

Se podrá seleccionar entre las planillas W2 y el 1099 de acuerdo al formato de contratación. La segunda opción se utiliza mayormente para contratistas independientes y personas autónomas. En ambos formularios se identifican los montos de los salarios y las retenciones efectuadas por el empleador.

La planilla I-9 permite verificar la elegibilidad para el empleo, tanto para ciudadanos como para residentes. En este formulario el empleado da fe de su autorización para el trabajo y el empleador registra los datos personales del colaborador, que puede comprobar a través de la presentación de su documentación. Esta planilla está a disposición del Servicio de Ciudadanía e Inmigración.

Determinar la fecha de pago es una de las claves para constituir el payroll. Hay diferentes modalidades que pueden ser semanales, quincenales o, la que tal vez es mayormente utilizada, mensuales. Esto determina no sólo cuándo se va a pagar, también repercute en el caudal de trabajo administrativo que se requiere para la liquidación de salarios.

El salario bruto indicará el monto total que se establece como pago al empleado, mientras que el neto resultará de los descuentos y compensaciones que se incluyan. Para identificar las deducciones, retenciones y complementos que se tienen en cuenta para saber cómo hacer un payroll encontramos:

• Impuestos federales
• Seguridad social
• Impuestos estatales o locales
• Medicare
• Contribuciones a planes de retiro, como el IRA tradicional o el 401(k)
• Compensaciones de los empleados
• Otros beneficios

Es importante incluir en el payroll un sistema de ajuste o repaso, que permita identificar cualquier error u omisión que pueda aparecer en la confección de esta tarea administrativa. Vale tener en cuenta que estas pueden generar multas o sanciones que redundará en pérdidas para la empresa. Se recomienda establecer un colaborador o veedor que pueda volver a evaluar esta presentación antes de darle curso.

Qué es un servicio de payroll

Se denomina servicio payroll a la contratación de profesionales que realizan la tarea de liquidación y programación del pago de empleados de la nómina en Estados Unidos. Es decir, entre las posibilidades ya mencionadas existen como alternativas realizarlo en forma manual, ya sea de manera escrita o a través de un programa de planillas de cálculo.

Pero también, existe la posibilidad de realizar el payroll por medio de un software contable que pueden conseguir en forma gratuita con herramientas restringidas o a través de la compra a los creadores o distribuidores de la plataforma. Como tercera opción existe la posibilidad de contratar un servicio de payroll para que un profesional realice la tarea.

Si no sabes cómo hacer un payroll, es ideal que puedas contar con un asesoramiento profesional, ya sea para establecer una técnica y continuar realizándose en forma independiente, o bien a través de este servicio tercerizado que permite disminuir la concentración de tareas en la empresa. Esto se podrá evaluar en cada caso en particular, teniendo en cuenta también los costos que implique.

En general, el servicio payroll es realizado por estudios contables que ya cuentan con una metodología para su desarrollo y es mucho menor el riesgo de errores u omisiones. En base a esta afirmación, es conveniente evaluar el costo del servicio en relación al monto que podemos perder en caso de recibir una multa o sanción por parte de las agencias gubernamentales.

Qué es un cheque payroll

Un cheque payroll es una de las formas de pago a empleados que resultan de la adopción de este sistema. Una vez se decida una fecha para cumplir con el compromiso establecido con los colaboradores, es importante determinar qué manera se realizará este pago. Bien puede hacerse por cheque girado o cheque payroll, así el empleado tendrá que depositarlo en su cuenta.

Otra de las opciones que se pueden establecer es la transferencia bancaria. De esta manera, el dinero pasa directamente desde la cuenta del empleador hacia el colaborador, sin la necesidad de contar con un documento que intermedie. Además, evita algunos costos como podría ser la impresión de los cheques o los costos que puedan devenir de una pérdida o extravío.

Los cheques payroll, al igual que las transferencias, se deberán entregar de acuerdo al formato de pago elegido. Puede ser semanal, quincenal o mensual. Aquí aparece un ejemplo de la diferencia en los costos, no es lo mismo emitir cuatro cheques por mes a cada empleado que hacerlo en una o dos ocasiones en el mismo plazo.

Resumen

Conocer cómo hacer un payroll es clave para organizar el pago a empleados de la nómina en Estados Unidos. Allí se registran los montos cobrados y las deducciones o compensaciones que se establecen a cada colaborador. Este sistema comprende también la fecha de pago y si se realizará por cheque o transferencia.

Payroll también incluye la identificación de los impuestos al salario o los conocidos como impuestos FICA, que son las contribuciones que realiza el empleado al Seguro Social y al Medicare del gobierno. Estos se descuentan del salario bruto, que junto a otras retenciones, contribuciones y compensaciones resultan en el salario neto a cobrar.

Teniendo en cuenta las complejidades que puede implicar la constitución del payroll, es conveniente contar con asesoramiento para su preparación, o directamente acudir a un profesional que pueda realizar el servicio de liquidación y programación de los pagos. Desarrollarlo en forma correcta evitará multas y sanciones que pueden redundar en pérdidas para la empresa.