¿Cómo hacer un invoice?

El cómo hacer un invoice es simple. La clave está en tener los datos esenciales a la mano para que el proceso de pago fluya tal como esperas. Y no, no solo el servicio o el precio están dentro de estos requisitos.

El día de hoy vas a aprender mucho más que cómo se hace un invoice o cómo llenar un invoice (https://en.wikipedia.org/wiki/Invoice). También vas a conocer los elementos necesarios para que la presentación y el correo en el que la vas a enviar cumplan con lo necesario.

Ejemplos de invoice existen un montón. Sin embargo, hay que respetar ciertas cláusulas para que la información sea lo más clara y precisa posible.

¿Qué es un pago invoice?

El pago invoice es el proceso de pago que corresponde posteriormente a la recepción de una factura o invoice. Suele hacer referencia directa al pago electrónico de servicios o productos.

Tiene ciertas ventajas al pago tradicional debido a que facilita:

• La consulta de proveedores.
• La aprobación del pago.
• El mejoramiento del cumplimiento.
• La eliminación de errores.
• El manejo de documentos oficiales.
• La gestión de tareas.
• La colaboración entre empresa y socios.
• La reducción de sobrepagos.
• El control en el flujo de efectivo.

Pasos previos a enviar la factura

Una relación comercial debe empezar con buen pie para que termine de igual manera.

Por este motivo, desde la propuesta ambas partes deben tener en claro lo que se necesitará para el proceso de facturación.

Incluso si el pago de la factura es posterior a la finalidad del servicio o entrega de producto, ambas partes deben manejar los datos por igual para el control respectivo de las cuentas.

Por ejemplo, si el cliente se lleva una sorpresa por el monto final de cobro, digamos a falta de impuestos, puede ser un terrible problema.

Antes de establecer el monto a pagar, busca asesoría de un contador a fin de tener en claro los tributos que se prestan para tus servicios / productos. En cada país es distinto.

Y no creas que por tener un contrato formal, la factura puede pasar desapercibida. Todas las condiciones de la relación comercial deben estar en claro y en todos los documentos a compartir.

Bien puedes crear un acuerdo de servicios antes de empezar el proceso donde expongas las condiciones completas, incluyendo cuando existe un atraso en el pago de la factura.

Descuida si tampoco sabes cómo hacer una factura de fecha vencida porque acá también te voy a dar lo puntos clave que la distinguen de una factura de cobro.

Requisitos para crear una factura de cobro

Entre los requisitos que debes tener en cuenta al momento de crear una factura de cobro están:

• Un encabezado.
• Datos de contacto del cliente.
• Número y fecha de factura.
• Condiciones de pago.
• Productos detallados.
• Impuestos aplicables.
• Notas u observaciones.

Cada uno tiene un motivo justificado para que la relación comercial fluya de manera clara, precisa y libre de confusiones.

El encabezado debe contener la información de tu empresa / negocio / emprendimiento, es decir, el nombre / logotipo, la dirección, el teléfono de contacto y la dirección de correo electrónico. Si eres un trabajador independiente entonces debe contener tu nombre completo.

Los datos del cliente deben ser el nombre de la persona de contacto que recibirá la factura, su dirección, su número de contacto y su correo electrónico.

Con el número y la fecha de factura será posible tener un seguimiento dado el caso la relación sea a mediano y largo plazo. También evitará confusiones y favorecerá la agilidad del proceso.

Dentro de las condiciones de pago se deben especificar la fecha y la manera en cómo ese cliente pagará dicha factura, tal por ejemplo, el ciclo de facturación o el método de pago, sea tarjeta de crédito, transferencia o mediante alguna billetera electrónica.

En cuanto a los productos parte del intercambio comercial, intenta ser lo más detallado posible. Así favorecerás la transparencia del proceso.

¿Cómo hacer una factura de mora?

Si el cobro de productos ha superado el tiempo establecido para el pago, entonces es vital que agregues una nota al pie.

En esta deberá indicar que dicha factura está siendo emitida posterior a la fecha de vencimiento original.

De esta forma también favorecerás el seguimiento de cuentas de parte de tu cliente.

Por ejemplo, si tienes una tienda de pintura, debes colocar esta información en columnas, enumerando los productos, la fecha en que se dispuso, el valor y el subtotal de cada elemento.

Junto a estos, agrega una columna adicional donde se detallen los impuestos o tributos aplicables al intercambio comercial.

Claro está, aprender a cómo hacer un invoice de pintura tiene ciertas diferencias a hacer una factura por servicios.

¿Cómo hacer un invoice de cobro de servicios?

Si necesitas saber cómo hacer un invoice de construcción o cómo hacer un invoice de limpieza, acá encontrarás los requisitos que necesitas.

Podrás notar que se parecen mucho a las facturas de productos físicos. Sin embargo, es necesario tener en claro una parte esencial debido al tipo de trabajo que representa.

Un servicio no es algo tangible. De tal manera, hay que tener mucho más cuidado al momento de la descripción. Para esto:

• Utiliza un procesador de texto como Microsoft Word. Te será mucho más sencillo para colocar la información detallada del servicio.
• Agrega una columna con el número de servicios prestados y a un lado otra columna con los elementos precisos de cada servicio. Agrega el tiempo que te tomó.
• Coloca la fecha en la cual fueron prestados dichos servicios y el total de cada uno de ellos en una columna llamada Total parcial.

Por último, también puedes agregar un área de observaciones a fin de obtener una retroalimentación de parte del cliente y así optimizar la calidad de tu propuesta.

¿Cómo hacer un invoice de trabajo?

Si quieres que esa factura tenga un aspecto profesional por el trabajo que prestaste debes enfocarte en los detalles.

En los procesadores de texto como Microsoft Word existen ciertas herramientas que optimizarán la presentación de tu invoice. Por ejemplo:

• Utiliza como fuente Arial o Times New Roman. Son tipos de fuente considerados estándar al momento de una factura profesional.
• También debes cuidar el tamaño de fuente que emplees. Por lo general, el procesador la tiene en 11. Haz la factura en un tamaño mayor, como 13 o 14.
• Si tienes una página web, agrega la dirección del sitio. Lograrás que mantengan un mecanismo de contacto directo.

¿Cómo se envía un invoice?

Actualmente, el método más común para enviar un invoice es a través del correo electrónico. Ahora bien, la presentación de dicho correo también debe cumplir con ciertos requerimientos.

Si no sabes cómo redactar un correo electrónico para enviar una factura, toma en cuenta los siguientes consejos:

• Agrega una firma con tus datos, incluyendo, nombre, método de contacto, página web e incluso, tu logotipo. Esto creará un aspecto uniforme.
• Utiliza un mismo esquema de color, imagen o cualquier otro símbolo que forme parte de tu marca, en especial si es una marca personal.
• Guarda la factura en formato PDF. Es un formato ligero, seguro y de fácil lectura en diferentes tipos de dispositivos. Además, agrega un toque de profesionalismo.

El objetivo es crear una impresión positiva de parte de tu empresa desde el primer instante.

Lo que jamás debes hacer al enviar una factura

Así como hay consejos para hacer una factura de servicios o productos de forma profesional, también hay ciertas cositas que pueden hacerte dar dos pasos hacia atrás.

Por ejemplo, enviar la factura en el cuerpo del correo electrónico.

Es un error terrible. Dice de ti mucho y nada bueno. El cuerpo de correo electrónico es una oportunidad para hablar de ti o de la relación comercial. Si haces lo contrario, lucirás como alguien flojo o que desconoce manejar las herramientas más básicas de procesamiento de datos.

Actualmente existen herramientas que incluyen plantillas prediseñadas, tal es el caso de Microsoft Word. Además, también existen programas que específicamente te ayudan a crear formularios, incluso directamente en formato PDF.

Por otro lado, sé específico con el nombre del documento. Enviar una factura como “Documento 1” es un error tan terrible como escribirla en el cuerpo del correo electrónico. Agrega tu nombre, el número de factura y la fecha de emisión.

Esta también es una manera de mantener un control y seguimiento de las cuentas de ambas partes. Y en dado caso, será mucho más fácil encontrarla cuando sea necesario.

¿Cómo crear un invoice gratis?

Existen diferentes herramientas para hacer facturas completamente gratis. Bien puedes usar Microsoft Excel o Microsoft Word. Si es tu primera vez, te recomiendo la segunda opción.

Es un programa de transcripción sumamente fácil que incluye plantillas prediseñadas.

Para encontrarlas solo tienes que dar clic en Archivo > Nuevo y elegir entre las Plantillas de Office.com que observarás en el menú.

¿Cómo convertir un documento Word en PDF?

Las últimas versiones de Microsfot Word permiten guardar un documento en formato PDF de manera directa.

Elige la opción Archivo > Guardar como y en la ventana emergente, justo debajo del nombre, encontrarás la opción Tipo. Presiona encima de Documento de Word y luego elige la opción PDF.

Debajo te aparecerá la configuración con la que puedes optimizar el documento de tu factura. Por ejemplo, al lado de ‘Optimizar para’ puedes reducir el tamaño del mismo, presionando sobre Tamaño mínimo (publicación en línea)

Recuerda que cada detalle que sumes a tu factura te acercará a mantener una imagen profesional y estará enfocado en agilizar el proceso de cobro.

Momento de poner tu memoria a prueba: ¿Cuáles son los requisitos necesarios para un invoice?

1. Número de factura.
2. Fecha de entrega o prestación de servicios.
3. Descripción del servicio / Enumeración de productos.
4. Total a pagar.
5. Fecha de vencimiento de pago.
6. Condiciones de pago.
7. Métodos de pago.
8. Información de contacto de tu empresa.
9. Información de contacto del cliente.
10. Todas las anteriores.

Tengo 100% seguridad que responder te será tan fácil como hacer una invoice en word.

Etiqueta al momento de cobrar una factura

Sí, también existen normas de etiqueta al momento de cobrar una factura. Entre esas normas de educación básica que debes seguir tenemos:

• Procura ser breve en el cuerpo del correo electrónico. El buen uso y respeto del tiempo ajeno construye una sana relación profesional.
• Solicita la confirmación del recibimiento de la factura. De tal manera tendrás en claro que han logrado recibir y ver tu documento.
• Espera 48 horas por una respuesta. Todos tenemos ocupaciones y tareas, sin embargo, dada la importancia de la confirmación, espera el tiempo apropiado para solicitar una confirmación de seguimiento.

¿Cuál es la diferencia entre invoice y bill?

Un bill es un bill y una invoice es una invoice. No, el género del pronombre no es la única diferencia entre ambas palabras.

Es un error manejar el idioma anglo como mejor nos parece. Tal es el caso de bill que, aunque parezca sinónimo es muy diferente a decir qué es invoice en Estados Unidos. Acá también vas a crecer culturalmente.

La palabra bill en inglés quiere decir “cuenta” y hace referencia al acto de cobrar un servicio o producto mediante un sistema de información. Por ejemplo, cuando vas a cualquier restaurant y solicitas la cuenta, el mesero te lleva un papel donde se describen lo que comiste. Su empleo es informal.

Por su parte, la palabra invoice hace referencia a generar una factura que contenga todos los cargos realizados de parte de una empresa. Es empleada en un contexto formal. También pueden usarse las palabras e-invoice para hacer referencia a que la factura es emitida de forma electrónica. (Por ejemplo: enviada por correo electrónico).